Stor forbedringseffekt av å digitalisere kostnadsanalyse

Digitalisering av kostnadsanalyse har stor effekt. Det fremgår av en undersøkelse som PwC har utført knyttet til anskaffelser i offentlig sektor. 50% av virksomheter som har digitalisert prosessen rapporterer at spend-verktøyet er ett av topp tre verktøy som har gitt størst forbedringseffekt. 96% gjennomfører spendanalyser som grunnlag for en vare- og tjenestegruppestrategi.

Resultatet av undersøkelsen er publisert i «PwCSourcingSurvey 2017 Innkjøp i offentlig sektor». Svarene ble hentet inn i perioden fra 27. januar til 20. februar 2017. 217 respondenter svarte på undersøkelsen, flertallet er ledere innenfor innkjøp i statlige virksomheter med over 1 000 ansatte. Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi) har vært med på å utforme og kvalitetssikre spørsmålsskjemaet.

Når det gjelder digitalisering, har den hittil fokusert på forenkling av prosesser og det er behov for å fokusere på kvalitets- og kostnadsgevinster, oppsummerer PwC i rapporten.

Digitaliseringen har fokusert på forenkling av prosesser som kunngjøring og tilgjengeliggjøring av konkurransegrunnlag, mottak og håndtering av faktura. Respondentene rapporterer at det er innføringen av verktøy for disse prosessene, som har gitt størst forbedringseffekt, og særlig gjelder dette mottak av faktura og tilbud.

Forbedringseffekter

Få virksomheter har digitalisert prosesser som fokuserer på kvalitets- og kostnadsgevinster, som planlegging, spend-analyse og oppfølging av avtaler. Det er også få virksomheter som rapporterer forbedringseffekter av å digitalisere planlegging av innkjøp og tilgjengeliggjøring av konkurransegrunnlag. Derimot er det en høy andel av de få virksomhetene som har digitalisert spend-analyse, som rapporterer gode forbedringseffekter.

Digitalisering av kostnadsanalyse har stor effekt: 50% av virksomheter som har digitalisert prosessen rapporterer at spend-verktøyet er ett av topp tre verktøy som har gitt størst forbedringseffekt. 96% gjennomfører spendanalyser som grunnlag for en vare- og tjenestegruppestrategi.

Måleindikatorer

Virksomheter som har digitalisert kostnadsanalyse, har i større grad utarbeidet måleindikatorer for å følge opp om fastsatte mål på innkjøpsområdet nås.

I virksomheter som har digitalisert ordre- og fakturahåndtering og mottak av faktura, er innkjøpsarbeidet i større grad integrert som en enhetlig prosess.

Virksomheter som har digitalisert oppfølging av avtaler, gjennomfører i større grad leverandøroppfølging. Bare 16% av virksomhetene som har digitalisert oppfølging av inngåtte avtaler, rapporterer verktøyet som ett av topp tre verktøy som har gitt størst forbedringseffekt. Det er bare svært modne virksomheter som har digitalisert oppfølging, med ni gjennomsnittlig antall digitaliserte prosesser.

Siste prosess som digitaliseres

Planlegging av innkjøp synes å være den siste innkjøpsprosessen som blir digitalisert. Digitalisering av planlegging ser ut til å ha en positiv påvirkning på evnen til å utarbeide og vedta en årlig plan for innkjøpsaktivitetene.

Modne virksomheter med sentrale innkjøpsavdelinger digitaliserer planlegging og kostnadsanalyse for å understøtte kategoriarbeidet. 90% av virksomhetene som har digitalisert kostnadsanalyse, har en sentral innkjøpsavdeling. 85% av virksomhetene som oppgir spend-verktøy som ett av tre verktøy som har gitt størst forbedringseffekt, har innført kategoristyring.