Fremlegger fem anbefalinger for å sikre gode IKT-anskaffelser

En internrevisjon i Helse Vest munner ut i fem anbefalinger for å sikre gode IKT-anskaffelser. En av disse er å ajourføre kost-nytte-vurderinger underveis i prosessen. - De initielle kost-nytte-vurderingene er basert på at leverandørene kan levere på alle krav som er presentert, skriver adm. dir. i helseforetaket i sine kommentarer til revisjonsrapporten. Erfaringen er at dette ikke stemmer. Dermed må kost-nytte-vurderingen oppdateres med utgangspunkt i de krav som vil inngå i avtalen, og nytten av krav som ikke kan leveres, må trekkes fra.

Internrevisjonen har gjennomgått de prosessene som Helse Vest har etablert for å sikre gode anskaffelser og god implementering av IKT-systemer. Hovedkonklusjonen er at porteføljestyringsprosessen fremstår som god.Dette gir, heter det i sakspapirene til styremøtet i det regionale helseforetaket, rom for å etablere ulike strategier for anskaffelser som er tilpasset det behovet som skal dekkes og det eksisterende leverandørmarkedet.

Det dreier seg om å undersøke i hvilken grad helseforetakene planlegger og realiserer potensialet for gevinster. Likeledes gjaldt det for revisjonen å kartlegge hva slags systemer Helse Vest har for å identifisere og håndtere risiko knyttet til mislighold, korrupsjon, sosial dumping, og brudd på regler om etisk handel på IKT-feltet.

Fem anbefalinger

Fem anbefalinger kom ut av revisjonen. Adm. dir i Helse Vest,Herlof Nilssen, har kommentert anbefalingene i styredokumentene. Nedenfor følger en oversikt over anbefalingene sammen med kommentarene fra adm. dir., der slike foreligger:

• For IKT-anskaffelser bør man i porteføljeprosessen ta inn krav om å gjennomføre oppdaterte kost-nytte-vurderinger i etterkant av forprosjektutredningen. I sin innstilling til styremøtet i helseforetaket skriver adm. dir. at det bør kvalitetssikres at krav om oppdatering er knyttet til de relevante beslutningsmilepælene. Det er en viktig erfaring at kost-nytte-vurderingene må oppdateres når tilbud blir evaluert. De initielle kost-nytte-vurderingene er basert på at leverandørene kan levere på alle krav som er presentert. Erfaringen er at dette ikke stemmer. Dermed må kost-nytte-vurderingen oppdateres med utgangspunkt i de krav som vil inngå i avtalen, og nytten av krav som ikke kan leveres, må trekkes fra.

• Rutinene for planlegging av gevinster i porteføljestyringsprosessen og i Helse Vests rammeverk for gevinstplanlegging bør bli samstemt seg imellom

• Rutiner knyttet til forebygging av mislighold bør formaliseres inn i porteføljestyringsprosessen.

• I rutinene som er del av porteføljestyringsprosessen, bør det bli gitt mulighet for at det enkelte anskaffelsesprosjektet kan ta stilling til hvilket omfang og hvilken innretning gevinstplanarbeidet skal ha. Adm. dir. påpeker at det er viktig å gi rom for gradvis økning i detaljnivå og krav til kvaliteten på anslagene over prosjektets levetid. For å sikre at dette blir praktisert likt for alle anskaffelser, mener adm. dir. at ikke bør åpnes for store variasjoner i omfang og innretning av gevinstplanarbeidet i porteføljestyringsprosessen.

• Helse Vest bør utrede muligheter og mulige innretninger for å hente synergier på tvers av områder når det gjelder planlegging og oppfølging av gevinstrealisering.

Til dette påpeker adm. dir. i styredokumentene at de fire første anbefalingene bør gjennomføres og effekten vurderes før man tar tak i den siste av de fem anbefalingene.