Innovative innkjøp gir mer robust kunnskap tidlig i anskaffelsesprosessen

19 innovative og kunnskapsbaserte anskaffelser i Stavanger kommune har vært under revisjonens lupe. - Anskaffelsene oppfattes å gi bedre behovsdefinering og dialog med leverandørene om hva som finnes i markedet og hva som eventuelt må utvikles. I sum betyr dette et grundigere forarbeid og et mer robust kunnskapsgrunnlag tidlig i anskaffelsesprosessen, konstateres det i revisjonsrapporten. Det er en bestilling fra kontrollutvalget i kommunen bak forvaltningsrevisjonen Rogaland Revisjon IKS har foretatt av kommunens utprøving av innovative og kunnskapsbaserte anskaffelser. Siktemålet har vært å evaluere Stavanger kommunes erfaringer med innovasjon ved anskaffelser

To av anskaffelsesprosjektene har vært gjennomført i forbindelse med deltakelse i Nasjonalt program for leverandørutvikling der Stavanger kommune har vært med fra starten i 2010 (ny driftssentral for offentlige bygg og nytt signalanlegg, Lervig sykehjem). Et tredje prosjekt gjennomføres som innovasjonspartnerskap (korttidsplasser, helse og omsorg), mens et fjerde har vært gjennomført som en førkommersiell anskaffelse. Dette siste prosjektet – Enigma – ble avsluttet før kunngjøring.

19 anskaffelser

Disse fire anskaffelsene er de som i størst grad er i samsvar med krav og anbefalinger til gjennomføring av innovative anskaffelser. Omfanget er dermed fortsatt nokså begrenset, konstaterer revisjonen. 15 andre anskaffelser har element fra det Stavanger kommune omtaler som kunnskapsbaserte anskaffelser. Det vil si at de gjennomføres som ordinære anskaffelser, men hvor det er et større innslag av leverandørdialog (13 av disse 15 anskaffelsene) og brukerdialog (2 av de 15 anskaffelsene).

Utviklingsarbeidet i kommunen pågår fortsatt, og hensikten er å utvikle metoder og verktøy som kan praktiseres fleksibelt ut fra siktemål, kompetansekrav og omfang.

Mer robust kunnskapsgrunnlag

- Både innovative og kunnskapsbaserte anskaffelser oppfattes å gi bedre behovsdefinering og dialog med leverandørene om hva som finnes i markedet og hva som eventuelt må utvikles. I sum betyr dette et grundigere forarbeid og et mer robust kunnskapsgrunnlag tidlig i anskaffelsesprosessen, fastslås det i revisjonsrapporten.

Det er ikke avdekket vesentlige avvik fra anskaffelsesregelverket i de saker som er undersøkt. Det synes å ha vært stor oppmerksomhet om faren for konkurransevridning og mulig forskjellsbehandling som følge av tidlig leverandørdialog. En forklaring er at innkjøp aktivt har bistått og fasilitert disse anskaffelsene.

Tidkrevende og omfattende

- Enkelte av anskaffelsene har vist seg tidkrevende og omfattende, fremholder Rogaland Revisjon IKS. Anskaffelsesprosesser som innovasjonspartnerskapet i helse og anskaffelsen av ny driftssentral for offentlige bygg krever en annen tids- og ressursbruk enn ordinære anskaffelser med et visst innslag av element fra kunnskapsbaserte anskaffelser. Det kan ikke på et generelt grunnlag konkluderes med at kunnskapsbaserte ordinære anskaffelser er spesielt tids- og ressurskrevende.

Revisjonen mener det fortsatt synes å være behov for utprøving av både innovative anskaffelser og mer kunnskapsbaserte ordinære anskaffelser, der evaluering og læring står sentralt. Strategisk utvelgelse av anskaffelser som kan gi læringsutbytte, vil være viktig for videre kunnskapsutvikling og kompetanseoppbygging, heter det.