Kostnader ved å bytte leverandør - når kan dette hensyntas?

Tildelingskriteriene skal være avgjøre hvilket tilbud som er lavest i pris/kostnader, eller gir det beste forholdet mellom kvalitet og pris/kostnader.

Når oppdragsgiver har en eksisterende leverandør i et kontraktsforhold, vil det ofte være kostnader forbundet med å bytte leverandør. Dette kan være interne kostnader, slik som opplæring, endringer av rutiner, systemer osv. Det kan også være eksterne kostnader, slik som innleie av konsulenter for å gjøre overgangen smidig.

Det vil for oppdragsgiver, isolert sett, være naturlig å legge vekt på kostnadene forbundet med å bytte leverandør. Dersom regnestykket viser at en annen leverandør er noe rimeligere, men det likevel ikke vil svare seg økonomisk å bytte leverandør, kan det være bedriftsøkonomisk fornuftig å beholde dagens leverandør. Men dette skaper spenninger i forhold til det grunnleggende kravet til likebehandling og konkurranse.

I KOFA-sak 2021/1192 skulle oppdragsgiver anskaffe forvaltning av «El-kraft – fysisk levering og porteføljeforvaltning». Det ble opplyst i konkurransegrunnlaget at kostnader forbundet med bytte av leverandør, var beregnet til kr. 330 000,-. Kostnaden gjaldt opplæring av ansatte, og implementering av EHF-fakturaer. Byttekostnaden ble deretter lagt til tilbudsprisen i evalueringen.

KOFA startet med det rettslige utgangspunktet, at det er tillatt å legge vekt på byttekostnader. Men ikke dersom det gir en urimelig konkurransefordel.

I krarftbransjen er det en spesiell situasjon, der leverandørene får sin fortjeneste fra sikringshandel, og ikke fra vederlaget fra oppdragsgiver. Det vil si at vederlaget i denne type avtaler kan bli veldig lavt, eller til og med negativt. Inntektene henter leverandørene fra handel med avtalene på markedet i etterkant.

I dette tilfellet ble byttekostnaden 13 ganger så høy som prisen på laveste tilbyder. Det vil si at det ble tilbudt en svært lav pris, til tross for at det var en avtale som gjaldt betydelige mengder elektrisk kraft. Dermed ble det i praksis umulig for andre leverandører enn dagens leverandør å vinne konkurransen, siden byttekostnaden ville gi så stor poengforskjell.

På denne bakgrunn konkluderte nemnda med at kriteriet var ulovlig.