"Den egentlige prisen": KOFA godtar at oppdragsgiver ser bort fra påkrevde prisvurderinger

I en ny avgjørelse gir Klagenemnda for offentlige anskaffelser (KOFA) oppdragsgivere betydelig frihet til å ignorere priselementer i evalueringen – selv når leverandørene er pålagt å prise dem. Avgjørelsen reiser viktige spørsmål om forutberegnelighet og strategisk prissetting i offentlige anskaffelser.

Bakgrunn: Milliardkontrakt for togvedlikehold

Vygruppen AS gjennomførte en konkurranse med forhandling for anskaffelse av vedlikehold av tog på Østlandet, med en evalueringspris på ca. 4,9 milliarder kroner. Mantena AS, som tapte konkurransen mot Stadler AS, klaget blant annet på måten Vygruppen hadde evaluert pristilbudene på.

Sentralt i saken (KOFA 2023/0744) stod en to-delt prisstruktur:

1. Hovedpris: En km-pris som gjaldt innenfor +/- 10% av budsjettert kjørelengde

2. Terskelpriser: Leverandørfastsatte priser for kjørelengde som avvek mer enn +/- 10%

   
   

Selv om leverandørene var pålagt å angi begge pristyper i sitt tilbud, valgte Vygruppen å kun evaluere hovedprisen – og se helt bort fra terskelprisene i evalueringen.

Konkurransegrunnlagets tvetydige formulering

Konkurransegrunnlaget inneholdt følgende formulering:

"Timepriser, opsjoner og terskelverdier vil bli evaluert basert på et estimert omfang og sannsynlighet for at opsjonen vil bli utøvd"

Vygruppen tolket dette som at de kunne sette sannsynligheten for at togene ville kjøre mer enn +/- 10% av budsjettert kilometerlengde til null – og dermed se bort fra terskelprisene i evalueringen.

KOFA godtok denne tolkningen, til tross for at formuleringen språklig sett knytter "sannsynlighet" spesifikt til opsjoner – ikke til terskelverdier.

Konsekvenser for strategisk prissetting

Avgjørelsen åpner for at leverandører kan sette kunstig lave priser på de elementer som faktisk evalueres, og kompensere med høye priser på elementer som ikke tas med i evalueringen. I dette tilfellet kunne en leverandør teoretisk:

1. Sette en svært lav hovedpris for å vinne konkurransen

2. Kompensere med meget høye terskelpriser for produksjon utover +/- 10%

3. Vinne konkurransen selv om totalkostnaden over tid potensielt blir høyere

   
   

Denne muligheten for strategisk prissetting reiser spørsmål om hvorvidt evalueringsmetoden faktisk identifiserer det økonomisk mest fordelaktige tilbudet.

Risiko for oppdragsgiver

Oppdragsgiver tar en betydelig prisrisiko med denne tilnærmingen. Hvis togproduksjonen faktisk avviker mer enn +/- 10% fra budsjettert volum, vil de høye terskelprisene slå inn. I en kontrakt på 4,9 milliarder kroner kan selv små prosentvise avvik gi store økonomiske konsekvenser.

Læringspunkter for oppdragsgivere

• Presiser evalueringsmetoden: Vær krystallklar på hvilke priselementer som vil bli evaluert og hvordan.

• Unngå tvetydige formuleringer: Konkurransegrunnlagets formulering om "estimert omfang og sannsynlighet for at opsjonen vil bli utøvd" var uhensiktsmessig uklar.

• Vurder prisrisikoen: Hvis prisscenarioene som ikke evalueres likevel inntreffer, kan totalkostnaden bli betydelig høyere enn forventet.

• Vurder scenarioanalyse: For elementer med usikker sannsynlighet, vurder å evaluere ulike scenarioer med vekting i stedet for å sette sannsynligheten til null.

Læringspunkter for leverandører

• Be om klargjøring: Ved uklare formuleringer om evalueringsmetoden, be om presisering før tilbudsinnlevering.

• Forstå evalueringsmekanismene: Sett deg grundig inn i hvordan tilbudet faktisk vil bli evaluert for å optimalisere din prissetting.

• Strategisk prissetting: Prioriter prisoptimalisering på de elementer som faktisk vil telle i evalueringen.

• Vurder totalbildet: Husk at strategisk lav prising av enkeltkomponenter kan gi dårlig lønnsomhet hvis volumforutsetningene endres.