Dyr lærdom for oppdragsgivere: Når mangel på oversikt over rammeavtaler koster

Feilgrep kan bli dyre – og når offentlige oppdragsgivere mister kontrollen over sine eksisterende rammeavtaler, risikerer de både kontraktsbrudd og erstatningsansvar. En nylig sak viser hvor viktig det er å ha full oversikt før nye konkurranser utlyses.

En ny sak fra KOFA, sak 2024/0780, viser viktigheten av å ha oversikt over eksisterende rammeavtaler.

I denne saken sto Ålesund kommune overfor en situasjon der de utlyste en konkurranse om legging av ny sjøledning i Drevika, men like før kontraktsignering valgte å avlyse konkurransen. Bakgrunnen for avlysningen var at kommunen allerede hadde inngåtte rammeavtaler for tilsvarende arbeider, og at man dermed kunne dekke behovet gjennom disse, i stedet for å inngå en ny separat kontrakt.

Klagenemnda for offentlige anskaffelser (KOFA) kom til at kommunen ikke hadde brutt regelverket ved å avlyse konkurransen. Nemnda understreket at det i utgangspunktet er relativt romslige grenser for når en oppdragsgiver kan avlyse en konkurranse. Så lenge det foreligger en saklig grunn, og valget er i tråd med de grunnleggende prinsippene i anskaffelsesretten (likebehandling, forutberegnelighet, og kostnadseffektiv behovsdekning), vil avlysning være tillatt. At behovet kunne dekkes gjennom eksisterende rammeavtaler – og at formålet med selve konkurransen dermed forsvant – ble vurdert som en saklig grunn. Kommunen hadde altså ikke plikt til å gjennomføre kontrakten når det faktisk eksisterte rammeavtaler som kunne benyttes.

Selv om leverandøren hadde brukte tid og ressurser, og at tildeling var gitt, var kontrakten ennå ikke signert. Dermed sto det fortsatt oppdragsgiveren fritt å avlyse, såfremt det fantes en saklig grunn, noe nemnda mente var tilfellet. Klagen førte derfor ikke fram, og kommunen ble frifunnet for brudd på anskaffelsesregelverket.

Men det er flere spørsmål og problemer som ikke ble tatt opp i KOFA-saken.

Når en oppdragsgiver allerede har en gjeldende rammeavtale som dekker det aktuelle behovet, vil det normalt sett være en forventning om at oppdrag som faller inn under avtalens omfang skal bestilles derfra. Dersom oppdragsgiver i stedet inngår en separat kontrakt utenfor rammeavtalen, kan dette utgjøre et kontraktsbrudd overfor rammeavtaleleverandøren. Et slikt kontraktsbrudd kan potensielt gi grunnlag for erstatningskrav mot oppdragsgiveren, da rammeavtalen gjerne forutsetter en eksklusiv eller preferert rett til leveranser innenfor det avtalte området. Med andre ord: Har kommunen allerede en rammeavtale som omfatter legging av nye sjøledninger, vil det å tildele en ny, separat kontrakt til en annen leverandør på samme arbeid kunne bryte rammeavtalens vilkår.

I tillegg er det et annet aspekt: leverandører som deltok i en separat konkurranse på oppdraget kan ha krav på erstatning for såkalt «negativ kontraktsinteresse». Negativ kontraktsinteresse betyr at de kan kreve dekket de kostnadene de har hatt med å delta i konkurransen (f.eks. utgifter til tilbudsutforming), dersom det viser seg at konkurransen aldri burde ha vært gjennomført i utgangspunktet. I denne saken kunne leverandørene ha argumentert for at de ble lokket inn i en nytteløs konkurranse: Hadde de på forhånd visst at kommunen allerede hadde en rammeavtale som de var forpliktet til å bruke, ville de ikke deltatt. Det er gjerne et grunnleggende prinsipp at oppdragsgiver skal ha oversikt over egne avtaler og behov før man setter i gang en ny konkurranse. Gjør oppdragsgiver feil her, og dermed sørger for en unødvendig runde med tilbudsinnhenting, kan dette være klanderverdig og dermed danne grunnlag for et erstatningsansvar overfor deltakerne.