Ettersendelse var lovlig – tilbudet ble ikke forbedret

Klagenemnda for offentlige anskaffelser (KOFA) har vurdert hvor langt oppdragsgivers adgang til å tillate ettersending av dokumentasjon strekker seg – og gir grønt lys så lenge det ikke forbedrer tilbudet. Dette fremgår av en ny KOFA-sak, 2025/0095.

Kort om saken

Forsvarsmateriell gjennomførte en åpen anbudskonkurranse for kjøp av auksjonstjenester. Valgte leverandør, Auksjonen.no, hadde:

• krysset av for at kvalifikasjonskrav og kravspesifikasjoner var oppfylt,

• men manglet vedleggene som dokumenterte dette.

  
  

Oppdragsgiver ga frist til å ettersende dokumentasjonen. Dette ble påklaget av en annen tilbyder, som mente tilbudet burde vært avvist.

Klagenemndas vurdering

Nemnda viste til forskriften § 23-5 og EU-praksis:

Ettersending av dokumentasjon var tillatt, fordi:

• Leverandøren hadde bekreftet oppfyllelse i tilbudet.

• Det fantes objektive holdepunkter for at dokumentasjonen eksisterte ved fristens utløp.

• Ettersendelsen forbedret ikke tilbudet, men rettet opp åpenbare feil.

  
  

Hva kan vi lære?

• Ettersending er lov når det handler om å supplere eller oppklare, ikke forbedre.

• Henvisning til dokumentasjon som ikke er vedlagt, kan rettes – hvis informasjonen forelå på tilbudstidspunktet.

La oss se litt nærmere på avgjørelsen.

Hvilken dokumentasjon ble ettersendt:

• 1. Dokumentasjon på kvalifikasjonskravet «god gjennomføringsevne»

  • I tilbudet var det krysset av "Ja" i ESPD-skjemaet for at kravet var oppfylt, og det ble henvist til et vedlegg med beskrivelse av teknisk kapasitet, kompetanse og bemanning (uten å inkludere konkrete personer eller CV-er)

    
    

  2. Dokumentasjon knyttet til kravspesifikasjonens krav nr. 5

  • Dette gjaldt funksjonalitet i auksjonssystemet, bl.a. at auksjonsannonser skal kunne bestå av tekst og bilder, og at oppdragsgiver selv kan opprette slike annonser.

  • Leverandøren hadde også her krysset av "Ja", og levert en beskrivelse.

  • Men: beskrivelsen manglet konkret informasjon om bilde- og dokumentformater, pikselstørrelse og antall bilder.

    
    

Begge ettersendingene ble ansett som lovlige, fordi:

• Det forelå objektive holdepunkter i det opprinnelige tilbudet for at kravene var oppfylt.

• Dokumentene gjaldt eksisterende forhold og innebar ikke en forbedring av tilbudet.

Hvorfor trodde KOFA at dokumentasjonen fantes på tilbudstidspunktet

Det forelå allerede en bekreftelse eller henvisning til dokumentet i tilbudet

Det manglet bare detaljer eller formell dokumentasjon

Det ble ikke gitt nye elementer som kunne forbedre tilbudets vurdering

Hva kunne endret på vurderingen?

Teknisk kapasitet, kompetanse og bemanning var kvalifikasjonskrav. Og teknisk informasjon om annonseløsningen var et absolutt krav.

Svarene kunne derfor ikke påvirket poengsettingen av tildelingskriteriene.

Dersom funksjonaliteten eller kompetanse/erfaring var tildelingskriterier, kunne svarene påvirket poengsettingen og dermed forbedret tilbudene. Da ville det ikke være tillatt.