Ettersending av dokumenter: når dårligere er bedre!

Klagenemnda for offentlige anskaffelser (KOFA) har nylig avgjort en viktig sak om når en leverandør kan sende inn manglende dokumenter etter tilbudsfristen. Avgjørelsen fra 29. april 2025 (Sak 2025/0424) gir nyttig veiledning om grensene for slik ettersending.

Saken i korte trekk

Peab klaget på at Forsvarsbygg lot konkurrenten Storegga ettersende miljødokumentasjon (EPD) for betong etter tilbudsfristen. Dokumentene som ble ettersendt viste faktisk at betongen var mindre miljøvennlig enn Storegga først hadde oppgitt.

Hva sier reglene om ettersending?

Reglene om ettersending er ganske enkle:

1. Hovedregel: Det er leverandørene som har ansvaret for at tilbudet er komplett og tydelig.

2. Mulighet for ettersending: Oppdragsgiver kan be leverandører sende inn manglende dokumenter eller oppklare uklarheter i tilbudet.

3. Viktig begrensning: En slik ettersending kan ikke gjøre tilbudet bedre enn det opprinnelig var.

   
   

Hva bestemte KOFA?

KOFA mente at Forsvarsbygg ikke hadde brutt reglene:

1. Konkurransereglene åpnet for ettersending: Det sto ikke uttrykkelig i konkurransegrunnlaget at EPD-dokumentasjon ikke kunne ettersendes.

2. Tilbudet viste hva som var tilbudt: Storegga hadde allerede i sitt tilbud beskrevet hvilke betongtyper og utslippstall de tilbød, så ettersendingen var bare en bekreftelse på dette.

3. Tilbudet ble ikke bedre: De ettersendte dokumentene viste faktisk at utslippstallene var litt dårligere enn først oppgitt, så Storegga fikk en lavere score på miljøkriteriet etter ettersendingen.

   
   

Hva hvis dokumentasjonen hadde gjort tilbudet bedre?

Dette er et viktig poeng: Hva hvis den ettersendte dokumentasjonen hadde vist at betongen var mer miljøvennlig enn først oppgitt?

I så fall ville ettersendingen sannsynligvis vært ulovlig, fordi:

1. Forbedringer er ikke lov: Reglene sier klart at ettersending ikke kan forbedre tilbudet.

2. Man kan ikke bare se bort fra forbedringen: Selv om oppdragsgiver skulle prøve å se bort fra den nye informasjonen, ville de allerede vite at leverandøren kunne levere noe bedre. Dette kunne påvirke vurderingen av andre deler av tilbudet.

3. Konsekvensen kan bli avvisning: Hvis ettersendingen forbedrer tilbudet, kan konsekvensen bli at oppdragsgiver enten må se helt bort fra ettersendingen eller vurdere å avvise hele tilbudet.

   
   

Dette viser at det er en forskjellig behandling av ettersendinger basert på om de gjør tilbudet bedre eller dårligere:

• Ettersendinger som gjør tilbudet dårligere: Tillatt

• Ettersendinger som gjør tilbudet bedre: Ikke tillatt

  
  

Praktiske råd

Avgjørelsen gir flere viktige råd:

1. For oppdragsgivere:

   • Du kan be om dokumenter som bekrefter det som allerede står i tilbudet

   • Tilbudet må inneholde klare holdepunkter for at opplysningene var der fra starten

   • Vær forsiktig med å godta ettersendinger som gjør tilbudet bedre

   • Husk å skrive ned hvorfor du godtar eller avviser ettersendinger

     
     

2. For leverandører:

   • Sørg for at tilbudet tydelig beskriver hva du tilbyr

   • Hvis du mangler dokumentasjon, opplys i tilbudet at dette kan skaffes på forespørsel

   • Husk at endringer som gjør tilbudet dårligere ofte godtas, mens forbedringer vanligvis ikke tillates

   • Unngå å tilby produkter du ikke har dokumentasjon på ved tilbudsfristen