Forhandlinger: Hvor går grensen for hva man kan si?

Forhandlinger kan være en avgjørende fase i en offentlig konkurranse, men både oppdragsgivere og leverandører er ofte usikre på spillereglene. Hvor mye informasjon kan en oppdragsgiver egentlig dele om de konkurrerende tilbudene uten å bryte regelverket? En fersk avgjørelse fra Klagenemnda gir en viktig avklaring på hvor grensen går (2025/0766).

Bakgrunn fra saken: direkte tilbakemeldinger om pris og plassering

Saken gjaldt en anskaffelse av pasienttransporttjenester for Helse Nord RHF. Etter en innledende runde ble to leverandører, Vestvågøy Taxi AS og Leknes Taxi AS, invitert til forhandlinger.

Under forhandlingsmøtene ga Helse Nord RHF svært konkret informasjon til begge parter:

Til Vestvågøy Taxi (klageren) ble det opplyst at deres tilbud prismessig var "noe lavere enn gjeldende konkurrerende tilbud". De ble også fortalt at basert på det opprinnelige tilbudet, ville de blitt innstilt som leverandør.

Til Leknes Taxi (konkurrenten) ble det sagt at deres pris var "noe høyere enn gjeldende konkurrerende tilbud". De fikk også vite at med sitt daværende tilbud, ville de ikke ha vunnet konkurransen.

Vestvågøy Taxi mente at denne informasjonen var for spesifikk og ga konkurrenten et ulovlig innblikk i deres prisnivå, i strid med anskaffelsesforskriften § 23-10.

Klagenemndas vurdering: likebehandling betyr lik mulighet til forbedring

Klagenemnda konkluderte med at Helse Nord RHF ikke hadde brutt regelverket.

Kjernen i regelverket (§ 23-10) er at oppdragsgiver skal behandle leverandørene likt og ikke på en diskriminerende måte gi opplysninger som kan gi én leverandør en fordel fremfor andre.

Nemnda tolket dette slik:

• Målet er likeverdige muligheter: Prinsippet om likebehandling innebærer at alle leverandører skal få like muligheter til å forbedre tilbudet sitt.

• Tilpasset informasjon er tillatt: Klagenemnda påpekte at klageren ble informert om styrkene ved sitt tilbud (god pris), mens konkurrenten ble informert om svakhetene ved sitt (for høy pris).

• Skaper insentiv for begge parter: Informasjonen ga begge leverandørene et klart insentiv til å forbedre seg. Klageren kunne sikre sin posisjon ved å justere prisen ytterligere, mens konkurrenten fikk en klar oppfordring til å redusere sin pris for å bli konkurransedyktig.

  
  

Den avgjørende konklusjonen fra nemnda var at regelverket ikke innebærer et forbud mot å opplyse om intern rangering under forhandlinger. Oppdragsgiver hadde handlet innenfor sitt handlingsrom for å skape reelle forhandlinger.

Hva betyr dette i praksis?

Avgjørelsen gir noen klare retningslinjer for både oppdragsgivere og leverandører.

For oppdragsgivere:

1. Du kan gi direkte veiledning: Du kan informere en leverandør om de ligger høyt eller lavt i pris sammenlignet med en konkurrent. Uttrykk som "noe høyere" eller "noe lavere" ble ansett som akseptable.

2. Fokuser på like muligheter: Sørg for at informasjonen du gir, selv om den er ulik, gir begge parter en reell og likeverdig mulighet til å forbedre seg. Du kan påpeke styrker hos den ene og svakheter hos den andre.

3. Ikke røp konfidensielle detaljer: Selv om du kan avsløre rangering, må du fortsatt unngå å røpe eksakte priser, enhetspriser eller andre forretningshemmeligheter fra konkurrentens tilbud.

For Leverandører:

1. Forvent direkte tilbakemeldinger: Vær forberedt på at oppdragsgiver kan fortelle deg hvordan du ligger an i konkurransen, både på pris og kvalitet.

2. Bruk informasjonen strategisk: Når du får vite at prisen din er "for høy", er det et tydelig signal om at du må levere et revidert tilbud med lavere pris for å ha en sjanse til å vinne.

3. Husk at konkurrenten får lignende veiledning: Informasjonen er ment å skjerpe konkurransen. Vit at din konkurrent også får informasjon tilpasset sitt tilbud.

Denne avgjørelsen bekrefter at formålet med forhandlinger er å få frem best mulig tilbud gjennom aktiv dialog, og at oppdragsgiver har et betydelig handlingsrom til å veilede leverandørene for å oppnå dette.