Hvordan vinne anbud - ikke gi bort gratis kvalitet

I kampen om offentlige kontrakter er det en vanlig feil mange leverandører begår: De tilbyr mer enn kunden ber om. I et forsøk på å imponere, legger man inn ekstra funksjonalitet, høyere ytelse og bedre løsninger enn det som er beskrevet i kravspesifikasjonen. Resultatet er nesten alltid det samme – prisen blir for høy, og man taper for en konkurrent som leverte akkurat det kunden ba om, til en lavere pris.

Hovedregelen for å vinne anbud er enkel: Skrell tilbudet ditt ned til beinet. Din viktigste oppgave er å tilfredsstille minstekravene i kravspesifikasjonen presist og deretter konkurrere knallhardt på pris.

Enhver funksjon eller egenskap utover dette som ikke gir deg konkrete poeng i evalueringen, er i praksis en gratis gave til oppdragsgiver som reduserer din egen vinnersjanse.

En eldre, men fortsatt svært relevant sak fra Klagenemnda for offentlige anskaffelser (KOFA), illustrerer perfekt hvorfor minstekravene er hellige.

Lærdommen fra KOFA 2009/292: Absolutte krav er absolutte

Saken gjaldt en rammeavtale for kjøp og leie av multifunksjonsmaskiner og printere. Her ble flere leverandørers tilbud vurdert, og saken viser tydelig skillet mellom akseptable og uakseptable avvik fra kravspesifikasjonen.

Én leverandør, Atea AS, leverte et tilbud som på flere punkter ikke oppfylte de absolutte minstekravene.

• I det høyeste segmentet, "over 60 kpm", oppfylte ikke maskinen kravet til verken kopieringshastighet eller oppløsning.

• For printere som krevde tre papirskuffer, oppfylte ikke den tilbudte modellen dette minstekravet.

• Selv i det laveste segmentet var det avvik på utskriftshastighet for farger.

Klagenemnda var krystallklar i sin konklusjon: Disse avvikene fra absolutte krav var så vesentlige at tilbudet skulle vært avvist. Leverandøren var ute av konkurransen fordi de ikke klarte å levere på de grunnleggende kravene.

Dette understreker det første og viktigste budet i anbudsskriving: Du må oppfylle alle minstekrav. Gjør du ikke det, er alt annet arbeid bortkastet.

Unntaket som bekrefter regelen: Når skal du tilby mer?

Så, betyr dette at du aldri skal tilby mer enn det absolutte minimum? Ikke nødvendigvis. Unntaket ligger gjemt i tildelingskriteriene.

Hovedstrategien om å skrelle tilbudet gjelder når tildelingskriteriet er "lavest pris", eller når kvalitet evalueres på områder som ikke er direkte knyttet til graden av oppfyllelse av kravspesifikasjonen (for eksempel oppdragsforståelse, prosjektorganisering etc.).

Men dersom et tildelingskriterium aktivt premierer mer enn minstekravet, endres spillereglene. Se for deg at et minstekrav er en responstid på 48 timer, men tildelingskriteriet "Kvalitet" sier at "raskere responstid vil bli gitt en høyere poengsum". I et slikt tilfelle vil det være strategisk lurt å tilby en bedre ytelse, fordi du blir direkte belønnet for det i poengberegningen.

Dette er det eneste tilfellet hvor det lønner seg å overgå kravene: Når du får betalt for det i form av poeng som kan veie opp for en høyere pris.

Oppsummering: Din sjekkliste for et vinnende tilbud

1. Analyser kravspesifikasjonen: Identifiser alle absolutte minstekrav. Din førsteprioritet er å dokumentere at du oppfyller disse til punkt og prikke.

2. Skrell tilbudet: Bygg tilbudet ditt rundt minstekravene. Unngå "gold-plating" og fordyrende elementer som kunden ikke har bedt om. Målet er å få prisen så lav som mulig.

3. Les tildelingskriteriene nøye: Se etter formuleringer som belønner høyere ytelse. Kun hvis du finner slike, vurderer du å tilby mer enn minimum.

4. Husk KOFA-saken: Risikoen ved å ikke møte minstekravene er total avvisning.

Ved å følge denne strategien, unngår du å gi bort gratis kvalitet og posisjonerer deg for å vinne kontrakter basert på en skarp, konkurransedyktig pris.

Vi minnner om vårt viktige kurs: Hvordan vinne anbud, 2. desember. Kurset har åpnet for påmeldinger, ikke gå glipp av kurset - begrenset antall plasser. Les mer: https://www.robertmyhre.no/events/hvordan-vinne-anbud-et-praktisk-kurs-for-leverandorer-2