Kan avrop på rammeavtaler uten rangering av leverandørene være ulovlige? KOFA gir svaret

Skrevet av Robert Myhre. Kontakt: e-post robert@advokatfirma-rogstad.no eller tlf. 92054415

KOFA-saken 2024/256 og 2024/577, gjaldt klage på Departementenes sikkerhets- og serviceorganisasjon (DSS) og Helse- og omsorgsdepartementet (HOD). Sakene omhandlet mangel på fordelingsnøkkel i en rammeavtale for oversettelsestjenester og påståtte ulovlige direkteanskaffelser. Nemnda konkluderte med at DSS hadde brutt anskaffelsesregelverket ved å ikke fastsette en fordelingsnøkkel, men at det ikke forelå ulovlige direkteanskaffelser.

Sammendrag av saken

Bakgrunn:

DSS kunngjorde i juni 2023 en åpen anbudskonkurranse for en rammeavtale om oversettelsestjenester mellom norsk og engelsk, med estimert verdi på 30 millioner kroner. Fire leverandører ble tildelt parallelle rammeavtaler, men klager (Semantix) påsto at DSS og HOD hadde brutt anskaffelsesregelverket ved ikke å bruke leverandørrangeringen som grunnlag for direktetildelinger. DSS hevdet på sin side at brukerne av rammeavtalen stod fritt til å velge leverandører for oppdrag under 200 000 kroner.

Nemndas konklusjon:

1. Fordelingsnøkkel: DSS hadde brutt anskaffelsesregelverket ved ikke å fastsette en fordelingsnøkkel for oppdrag under 200 000 kroner, i strid med anskaffelsesforskriften § 26-3 (1).

2. Direkteanskaffelser: Avropene fra HOD var under terskelverdien for kunngjøring, og det forelå derfor ikke ulovlige direkteanskaffelser.

Rettslig analyse

Kravet om fordelingsnøkkel

• Ifølge anskaffelsesforskriften skal rammeavtaler med flere leverandører inneholde en fastsatt fordelingsnøkkel dersom det ikke benyttes minikonkurranser. DSS hadde ikke etablert en slik mekanisme, noe som utgjør et brudd på regelverket.

• Nemnda understreket at fordelingsnøkkelen ikke nødvendigvis må baseres på rangering, men den må være tydelig og forankret i konkurransegrunnlaget.

  
  

  Verdiberegning og direkteanskaffelser

• Anskaffelsesforskriften § 5-4 fastslår at verdien av anskaffelser skal beregnes over en periode på 12 måneder eller for avtaleperioden. Dette innebærer at flere mindre avrop som naturlig henger sammen, skal sees under ett.

• KOFA konkluderte med at de seks identifiserte avropene fra HOD var enkeltstående og ikke oversteg terskelverdiene. Det er imidlertid uklart om nemnda vurderte om alle avrop samlet sett burde blitt sett som én anskaffelse.

  
  

Kritisk analyse

1. Manglende vurdering av verdiberegning KOFA har ikke eksplisitt vurdert om alle avropene under rammeavtalen skulle ses samlet. Dersom dette var gjort, kunne terskelverdien blitt overskredet, og anskaffelsene kunne blitt vurdert som ulovlige direkteanskaffelser. Dette kan kritiseres som en svakhet ved avgjørelsen.

2. Fravær av rangering DSSs praksis med å gi brukerne frihet til å velge leverandører for oppdrag under 200 000 kroner uten å bruke rangering, er problematisk. Dette kan skape risiko for favorisering og redusere konkurransen mellom leverandørene.

3. Administrativ byrde ved minikonkurranser Selv om DSS endret praksis ved å anbefale minikonkurranser for oppdrag over 100 000 kroner, kan dette føre til økt administrativ byrde.

   
   

Vurdering av konsekvenser

For oppdragsgivere:

• Oppdragsgivere må sikre at fordelingsnøkkelen i rammeavtaler er klart definert og oppfyller kravene til forutberegnelighet, etterprøvbarhet og likebehandling.

• Verdiberegningen må være korrekt og ta hensyn til anskaffelser over en 12-måneders periode for å unngå ulovlige direkteanskaffelser.

For leverandører:

• Leverandører bør påse at konkurransegrunnlaget er klart og gjennomgå fordelingsnøkkelen nøye før de inngår rammeavtaler.

• Klagerettigheter bør benyttes aktivt dersom oppdragsgiver ikke overholder reglene.

Langsiktig praksis:

• En kombinasjonsmodell hvor rangering brukes for mindre avrop og minikonkurranser for større oppdrag, vil kunne redusere byrden for oppdragsgivere samtidig som prinsippene i anskaffelsesregelverket ivaretas.