KOFA godkjenner problematisk evalueringsmodell – dobbel betydning av pris

I en avgjørelse fra Klagenemnda for offentlige anskaffelser (KOFA) (2024/0824 og 2024/1410) godkjennes en evalueringsmodell som kan gi uventede utslag og dobbel vektlegging av pris. Saken gir viktig innsikt for både oppdragsgivere og leverandører om hvordan evalueringsmodeller kan utformes og hvilke konsekvenser de kan få.

Sakens bakgrunn

Stavanger kommune kunngjorde i februar 2024 en åpen anbudskonkurranse for inngåelse av rammeavtale om tømrertjenester for fredede og verneverdige bygg med antikvarisk verdi. Rammeavtalen hadde en potensiell verdi på 96 millioner kroner over fire år.

Tildelingskriteriene var:

• Kvalitet (55%)

• Miljø (30%)

• Pris (15%)

Kommunen tildelte først kontrakt til Byggmester Tjensvoll AS, men omgjorde senere beslutningen etter klage og tildelte kontrakt til HøieUeland AS. Dette utløste nye klager fra både Faber Bygg AS og Byggmester Tjensvoll AS.

"Absolutt metode" med overraskende konsekvenser

Kommunen benyttet det de kalte "absolutt metode" for evaluering av tilbudene. Metoden fungerte slik:

1. Tilbyderne fikk poeng på en skala fra 0-10 for kvalitetskriteriene

2. Ved manglende oppfyllelse av kvalitetskriteriene ble det beregnet et pristillegg

3. Pristillegget ble kalkulert med følgende formel: Pristillegg = % kvalitetsavvik × kalkuleringsvekt × tilbudspris

4. Sammenligningsprisen (tilbudspris + pristillegg) avgjorde vinneren

   
   

Det problematiske med denne modellen er at pristillegget beregnes som en prosent av tilbudsprisen, noe som gir prisen en dobbelt betydning i evalueringen:

1. Direkte via priskriteriet (15%)

2. Indirekte via beregningen av pristillegg for kvalitetsavvik

   
   

Dramatiske utslag i praksis

Evalueringsmodellen ga dramatiske utslag for tilbyderne:

Faber Bygg AS:

• Tilbudspris: 17,99 mill. kr

• Fikk 9 av 10 poeng på kvalitet (10% avvik)

• Pristillegg: 6,6 mill. kr (36,7% av tilbudsprisen)

• Sammenligningspris: 24,59 mill. kr

Byggmester Tjensvoll AS:

• Tilbudspris: 20,22 mill. kr

• Fikk 6 av 10 poeng på kvalitet (40% avvik)

• Pristillegg: 29,65 mill. kr (147% av tilbudsprisen!)

• Sammenligningspris: 49,86 mill. kr

Dette viser at samme prosentvise kvalitetsavvik gir ulike absolutte pristillegg i kroner for ulike leverandører. I praksis betyr dette at leverandøren med lavest pris "straffes" mindre for samme kvalitetsmangler.

KOFAs vurdering

Klagenemnda vurderte evalueringsmodellen som lovlig, til tross for at den kun var beskrevet med ordene "det benyttes absolutt metode" i konkurransegrunnlaget.

KOFA mente at pristillegget gjenspeiler innklagedes vekting av tildelingskriteriene, og at det var forutberegnelig for leverandørene at manglende oppfyllelse av kvalitetskriteriene ville gi store pristillegg.

Overraskende nok drøftet ikke KOFA problemstillingen med dobbel vektlegging av pris og at samme kvalitetsavvik straffes ulikt basert på tilbudspris.

Konsekvenser for fremtidige anskaffelser

Denne avgjørelsen har viktige implikasjoner for både oppdragsgivere og leverandører:

For oppdragsgivere:

• Evalueringsmodeller trenger ikke beskrives i detalj for å være lovlige

• Vær oppmerksom på at prosentbaserte pristillegg kan gi dobbel vektlegging av pris

• Vurder alternative modeller som gir samme pristillegg for samme kvalitetsavvik

For leverandører:

• Vær oppmerksom på at absolutte evalueringsmetoder kan gi store utslag

• Med høy vekting av kvalitet (85%) kan selv små kvalitetsavvik gi enorme pristillegg

• Ved lav tilbudspris kan man "tåle" litt større kvalitetsavvik i denne type modeller

Alternative evalueringsmodeller

En mer rettferdig alternativ modell kunne vært å beregne pristillegg basert på gjennomsnittlig tilbudspris:

Pristillegg = % kvalitetsavvik × kalkuleringsvekt × gjennomsnittlig tilbudspris

Dette ville sikret at samme kvalitetsavvik gir identisk pristillegg i kroner for alle leverandører, og unngått den doble effekten av pris.