KOFA setter grense: Vinneren skrev tre ganger for langt

Håndtering av ordbegrensninger må være etterprøvbar

KOFA har i en ny avgjørelse (2025/0205) slått fast at oppdragsgivere må håndtere leverandørers overskridelse av ordbegrensninger på en forsvarlig og etterprøvbar måte. Avgjørelsen gir viktig veiledning om hvordan oppdragsgivere skal forholde seg til tilbud som overskrider klart definerte rammer.

Saken

Oslobygg KF gjennomførte en åpen tilbudskonkurranse for inngåelse av rammeavtale for kontroll av faste brannslokkesystemer. Under tildelingskriteriet "Oppdragsforståelse" (vektet 20%) skulle leverandørene levere en beskrivelse på maksimalt 400 ord om gjennomføring av kontroll med ulike slokkesystemer.

Den valgte leverandøren, Ingeniørkontoret Ingenia AS, leverte en beskrivelse på hele 1128 ord - nesten tre ganger så mange som tillatt. Ingenia fikk full uttelling med 2 poeng på dette kriteriet, mens klager (Sweco Norge AS) fikk 1,8 poeng. Denne poengforskjellen var utslagsgivende for rangeringen av tilbudene.

Det rettslige spørsmålet

Det sentrale spørsmålet i saken var om Oslobygg hadde håndtert ordoverskridelsen på en forsvarlig måte som forhindret at Ingenia fikk en konkurransefordel.

KOFA fastslår at oppdragsgivere som fastsetter ordbegrensninger i konkurransegrunnlaget, må forholde seg til disse begrensningene. Dersom en leverandør overskrider begrensningen, må dette håndteres på en måte som eliminerer eventuelle konkurransefordeler.

KOFAs vurdering

KOFA konstaterte at Oslobygg ikke kunne dokumentere hvordan de konkret hadde håndtert ordoverskridelsen. Oslobygg hevdet at de hadde sett bort fra gjentakende informasjon og unødvendige henvisninger, men uten å spesifisere hvilke deler av besvarelsen som var hensyntatt og hvilke som var sett bort fra.

KOFA uttalte: "Nemnda kan etter dette ikke se at innklagede har sannsynliggjort at ordoverskridelsen er håndtert på en forsvarlig måte ved evalueringen av tilbudene. Innklagede har derfor brutt prinsippene om likebehandling og forutberegnelighet."

Praktiske konsekvenser

Avgjørelsen får viktige følger for offentlige anskaffelser:

1. Dokumentasjonskrav: Oppdragsgivere må kunne dokumentere hvordan ordoverskridelser er håndtert, for eksempel ved å spesifisere hvilke deler av besvarelsen som er vurdert og hvilke som er sett bort fra.

2. Etterprøvbarhet: Håndteringen må være etterprøvbar - det er ikke tilstrekkelig å hevde at man har sett bort fra deler av besvarelsen uten å konkretisere dette.

3. Likebehandling: Oppdragsgivere må sikre at leverandører som overholder ordgrensen ikke stilles dårligere enn leverandører som overskrider den.

4. Konsekvente rammer: Ordbegrensninger må håndheves for alle leverandører på en konsekvent og forutsigbar måte.

   
   

Alternative håndteringsmåter

Avgjørelsen viser at det finnes flere måter å håndtere ordoverskridelser på, men at oppdragsgiver må velge en metode som er forsvarlig og som kan dokumenteres. Dette kan for eksempel være:

• Kun lese de første 400 ordene av besvarelsen

• Systematisk se bort fra bestemte typer informasjon (som gjentagelser eller standardformuleringer)

• Gi poengtrekk for manglende evne til å svare konsist innenfor gitte rammer

  
  

Det avgjørende er at metoden er dokumenterbar og eliminerer konkurransefordelen.