Kommunen kunne endre prosjektet etter tilbudsfristen

Sula kommune endret et boligprosjekt etter at tilbudene var kommet inn - og fikk medhold i KOFA sak 2025/0787 da en leverandør klaget. Saken viser hvor mye kommuner kan endre på etter tilbudsfrist - i en tilbudskonkurranse.

Hva skjedde

I mars lyste Sula kommune ut bygging av Vasset borettslag for 56 millioner kroner. Prosjektet skulle ha ti leiligheter med to soverom hver, fordelt på to etasjer.

Etter at alle tilbudene kom inn, bestemte kommunen seg for å spare penger. De ville ha bare ett soverom i hver leilighet i stedet for to. Det betydde mindre gulvplass, færre dører og enklere fasade.

Kommunen ga leverandørene fem dager på å regne om prisene sine. Søvik & Skråravik AS mente dette var helt feil og klaget.

Hva leverandøren mente var galt

Endringen var for stor: De mente kommunen hadde endret så mye at det ble et helt annet prosjekt. Mindre gulvplass og færre rom skulle kreve andre løsninger for fundamentering og bæresystem.

Prosessen var urettferdig: Andre firmaer som kanskje ville hatt interesse av det mindre prosjektet fikk aldri sjansen til å by. Kommunen ringte også bare én leverandør for å høre om fristen var ok.

For dårlig tid: Fem virkedager over 17. mai-helgen var altfor kort tid til å regne om alt.

Dårlig dialog: I stedet for ordentlig samtale sendte kommunen bare en e-post med endringene.

Hva kommunen svarte

Små endringer: Dette var bare en liten justering - 85 kvadratmeter mindre av totalt 1320 kvadratmeter. Samme type arbeid, samme fag som skulle gjøres.

Alle fikk samme info: Den ene leverandøren de ringte fikk ikke vite noe konkret, og alle andre fikk samme beskjed samme dag.

Fristen var ok: Alle klarte å levere i tide, ingen klaget på fristen da.

Dialog var lovlig: I tilbudskonkurranser kan man ha dialog på mange måter, også bare per e-post.

Hva klagenemnda bestemte

Klagenemnda ga kommunen rett på alle punkter.

Om endringen: 85 kvadratmeter mindre av 1320 totalt er ikke så mye at det blir et helt annet prosjekt. Prisene ble redusert med 1-3%, og rangering av tilbudene var den samme som før. Samme type jobb å gjøre.

Om rettferdighet: Ingen grunn til å tro at andre firmaer plutselig ville vært interessert i det litt mindre prosjektet. Telefonsamtalen ga ikke den ene leverandøren noen fordel.

Om fristen: Fem dager var greit siden leverandørene allerede kjente prosjektet godt.

Om dialog: Kommunen kunne velge å bare sende e-post med endringene. Ikke noe krav om lange møter.

Hva betyr dette i praksis

For kommuner og andre oppdragsgivere: Du kan endre ganske mye på et prosjekt etter tilbudsfrist, så lenge det ikke blir et helt annet prosjekt. Viktig å dokumentere alt og behandle alle leverandører likt.

For leverandører: Vær forberedt på at ting kan endres. I tilbudskonkurranser er det normalt med dialog og endringer. Hvis du er uenig i noe, må du klage med en gang.

Generelt: Grensen for hvor mye man kan endre ligger ganske høyt. Her var det snakk om 7% mindre gulvplass og 3% lavere pris - det holdt ikke for å vinne frem med klagen.

Bakgrunnsloven

I tilbudskonkurranser kan oppdragsgiver ha dialog med leverandørene og forhandle om både pris og løsninger. Det skiller seg fra anbudskonkurranser hvor alt er mer fastlåst.

Kommunen hadde også skrevet i konkurransegrunnlaget at de kunne komme til å ha dialog senere - så dette kom ikke som noen overraskelse.

Hovedregelen er at endringer ikke kan være så store at andre leverandører ville blitt interessert, eller at prosjektet får en helt annen karakter.

Husk

Dette var en tilbudskonkurranse hvor dialog er helt normalt. Hadde det vært en anbudskonkurranse, kunne utfallet blitt annerledes.