Liten tue kan velte stort anbud – krav til kvalitetsstyring var ulovlig

For mange små og mellomstore virksomheter kan deltakelse i offentlige anbud oppleves som krevende. Selv tilsynelatende enkle krav kan i praksis utgjøre en barriere for deltakelse. En nylig avgjørelse fra Klagenemnda for offentlige anskaffelser (KOFA) (2025/0555) mot Larvik kommune illustrerer dette tydelig – og slår fast at fremgangsmåten var ulovlig. Saken gir en viktig påminnelse om forskjellen mellom å ha et velfungerende kvalitetssystem og å kunne fremlegge et formelt sertifikat.

Et krav med to sider

I juni 2024 utlyste Larvik kommune en konkurranse om å tegne byens nye legevakt. For å sikre en kvalitetsleverandør, stilte kommunen et krav som ved første øyekast virket fleksibelt: Leverandøren måtte ha et tredjeparts-sertifisert kvalitetssystem, som for eksempel ISO 9001 eller en tilsvarende sertifiseringsordning.

Her ligger sakens kjerne. Kommunen låste seg ikke til ett spesifikt system (som ISO 9001), men de låste seg til én spesifikk verifiseringsform: sertifiseringen. Døren var åpen for ulike sertifikater, men stengte for alle som hadde et solid system uten det formelle stempelet fra en tredjepart.

Sertifikat vs. System: Hva sier loven?

Mange arkitektkontorer i Norge bruker ikke ISO-sertifisering. I stedet baserer de seg på bransjens eget verktøy: MAKS (Modell for arkitektkontorets kvalitetssystem), et system utviklet spesielt for arkitekters arbeidshverdag.

Da en leverandør spurte om MAKS ville bli godtatt, var Larviks svar et kontant nei. Begrunnelsen var nettopp at MAKS ikke er et tredjeparts-sertifisert system.

Dette er i direkte konflikt med anskaffelsesforskriften. Loven (§ 16-7 (3)) er krystallklar: Hvis en leverandør «ikke har mulighet til å få slike attester innen fristen, og dette ikke skyldes leverandøren selv», skal oppdragsgiver godta "annen dokumentasjon" på at systemet er likeverdig. Loven prioriterer altså systemets reelle kvalitet foran eksistensen av et sertifikat. Ved å sette sertifisering som et absolutt krav, brøt kommunen loven.

En uløst gåte i regelverket

KOFA-avgjørelsen slår fast at Larviks prosess var feil. De skulle aldri ha avvist muligheten for alternativ dokumentasjon på forhånd. Men saken etterlater et dypere og uavklart spørsmål:

Hva betyr egentlig vilkåret om at mangelen på sertifikat «ikke skyldes leverandøren selv»?

• Tolkning A: Betyr det at så lenge sertifisering tar lenger tid enn anbudsfristen, kan leverandører nesten alltid levere annen dokumentasjon?

• Tolkning B: Eller kan en leverandør over tid sies å være "skyld i det selv" hvis de konsekvent unnlater å skaffe seg et sertifikat som markedet stadig oftere etterspør?

  
  

Denne grenseoppgangen gir ikke KOFA-saken i seg selv noe svar på, ettersom nemnda stanset sin vurdering da den prosessuelle feilen var konstatert.

Konklusjon: En prosessuell lærepenge

Selv om det dypere spørsmålet forblir uløst, er lærdommen fra Larvik-saken klar: En offentlig oppdragsgiver kan sette høye krav til kvalitet, men de kan aldri gjøre sertifisering til den eneste inngangsbilletten. De må godta annen dokumentasjon dersom leverandøren «ikke har mulighet til å få

slike attester innen fristen, og dette ikke skyldes leverandøren selv».

Vi minner om vårt kur 27. oktober: Hvordan lage et godt konkurransegrunnlag - kvalifikasjonskrav, kravspesifikasjoner og tildelingskriterier i praksis, hvor denne og andre problemer løses: https://www.robertmyhre.no/events/hvordan-lage-et-godt-konkurransegrunnlag-kvalifikasjonskrav-kravspesifikasjoner-og-tildelingskriterier-i-praksis