Muntlig avtale ble dyrt for oppdragsgiver

Klagenemnda for offentlige anskaffelser (KOFA) har gitt Fylkesbåtene AS en bot på 98.000 kroner for brudd på regelverket om offentlige anskaffelser. Selskapet engasjerte en megler for å selge båten M/S Gjerøy uten å gjennomføre konkurranse.

Hva skjedde?

Våren 2023: Fylkesbåtene trengte hjelp til å selge båten M/S Gjerøy i forbindelse med femårssertifisering. De inngikk en muntlig avtale med Norsk Megling & Auksjon AS om salg av båten. Megleren skulle ha 10% av salgssummen i provisjon.

Ingen skriftlig kontrakt: Avtalen ble aldri nedtegnet skriftlig. Fylkesbåtene mente derfor at anskaffelsesregelverket ikke gjaldt.

Høsten 2023: Båten ble solgt til Fjordcharter Norway AS for 12,25 millioner kroner. Megleren fikk dermed 1,225 millioner kroner i provisjon.

Februar 2024: Kjøperen klaget saken inn til KOFA og hevdet at meglertjenestene skulle vært konkurranseutsatt.

Fylkesbåtenes forsvar

Fylkesbåtene argumenterte med at:

• Muntlige avtaler ikke er omfattet av anskaffelsesregelverket

• Det fantes ingen skriftlig kontrakt

• Den endelige provisjonen (1,225 millioner) var under grensen for kunngjøringsplikt (1,3 millioner)

• De visste ikke at oppdraget var kunngjøringspliktig

KOFAs avgjørelse

1. Muntlige avtaler kan være omfattet

KOFA slo fast at regelverket ikke kan omgås ved å inngå muntlige avtaler. Når megleren sendte skriftlig faktura som ble betalt, var skriftlighetskravet oppfylt. Dette hindrer at offentlige aktører enkelt kan unngå konkurranse ved å holde avtaler muntlige.

2. Manglende verdiberegning

Det mest kritikkverdige var at Fylkesbåtene aldri beregnet hva kontrakten ville koste før de inngikk avtalen.

KOFAs beregning:

• Megleren anslo båtens verdi til 12-14 millioner kroner

• Med 10% provisjon ga dette 1,2-1,4 millioner kroner

• Ved tvil skal høyeste anslag brukes: 1,4 millioner kroner

• Dette er over terskelen på 1,3 millioner = kunngjøringsplikt

3. Faktisk verdi er irrelevant

At provisjonen endte på "bare" 1,225 millioner kroner har ingen betydning. Det er anslaget på forhånd som avgjør om det er kunngjøringsplikt, ikke hva det faktisk koster til slutt.

Skyldvurdering og gebyr

KOFA fant at Fylkesbåtene hadde opptrådt uaktsomt, men ikke grovt uaktsomt. Dette fordi:

• Det var noe uklart om muntlige avtaler var omfattet

• Båtens bokførte verdi tilsa lavere kontraktsverdi

• Men: De burde uansett ha gjort en verdivurdering

Gebyr ble satt til 8% av kontraktsverdien (normalt er 10%). Dette ga en bot på 98.000 kroner.

Viktige læringspunkter

For alle offentlige virksomheter:

1. Muntlige avtaler er ikke "trygge"

   • Anskaffelsesregelverket kan gjelde selv uten skriftlig kontrakt

   • En betalt faktura kan være nok skriftlighet

2. Alltid beregn verdi først

   • Vurder kontraktens verdi FØR dere inngår avtale

   • Dokumenter vurderingen

   • Ved tvil: Bruk høyeste anslag

3. Provisjonsavtaler er risikable

   • Når betaling avhenger av resultat, må dere beregne maksimal verdi

   • 10% av 14 millioner er over terskelverdi

   • Kan ikke vente og se hva det faktisk blir

4. Planlegg meglertjenester

   • Båtsalg, eiendomssalg og lignende krever ofte konkurranse

   • Start prosessen i god tid

   • Vurder om dere kan selge selv

   
   

Kritisk punkt: Anslag vs. faktisk verdi

En interessant diskusjon i saken er hvordan kontraktsverdien skal beregnes. KOFA brukte meglerens anslag (12-14 millioner) for å beregne provisjonen, selv om båten faktisk ble solgt for mindre.

Dette viser at:

• Forsiktighetsprinsippet gjelder

• Maksimal mulig verdi skal legges til grunn

• Kan ikke "gamble" på lavere resultat

Konsekvens for andre

Denne saken sender et tydelig signal til offentlig sektor: Dere kan ikke unngå anskaffelsesregelverket ved å holde avtaler muntlige. Og når dere først skal selge verdifulle eiendeler med provisjonsbasert betaling, må verdien beregnes nøye på forhånd.