Muntlige løfter i anbudskonkurranser: Bare skriftlig kommunikasjon teller

Klagenemnda for offentlige anskaffelser, sak 2025/0436

Sakssammendrag

Ørland kommune gjennomførte anbudskonkurranse for maskinentreprenørtjenester med krav om miljøsertifisering (minimum Miljøfyrtårn). JH Graving og Transport AS leverte tilbud uten å ha gyldig sertifikat, men med dokumentasjon på påstartet sertifiseringsprosess. Selskapet ble avvist, og påklaget med henvisning til muntlige opplysninger fra kommunens avdelingsleder og avdelingsingeniør om at påstartet prosess skulle være tilstrekkelig.

Konkurransegrunnlaget krevde at kommunikasjon skulle skje gjennom Mercell-portalen, og innkjøpsleder var oppgitt som kontaktperson. Klager hevdet at de muntlige opplysningene skapte uklarhet i strid med likebehandlings- og forutberegnelighetsprinsippet.

Hovedproblemstilling

Hvilke rettslige konsekvenser får muntlig kommunikasjon utenfor de formelle kanalene når det gjelder endring eller tolkning av kvalifikasjonskrav i offentlige anbudskonkurranser?

Juridisk utgangspunkt

Klagenemnda understreket at konkurranser må gjennomføres i samsvar med de grunnleggende prinsippene i anskaffelsesloven § 4, særlig:

• Likebehandlingsprinsippet: Alle leverandører skal gis like muligheter

• Forutberegnelighetsprinsippet: Leverandører skal kunne forutse hvordan konkurransen foregår

Tolkningsstandarden er hvordan en "rimelig opplyst og normalt påpasselig leverandør" forstår kravene.

Klagenemndas juridiske vurdering

Kompetanseavgrensning

Klagenemnda slo fast at verken avdelingsleder eller avdelingsingeniør hadde kompetanse til å endre kvalifikasjonskravet. Kun den oppgitte kontaktpersonen (innkjøpsleder) kunne gi bindende informasjon. Andre ansattes uttalelser utgjør "kompetanseskridende handlinger uten virkning".

Formkrav for kommunikasjon

Kommunikasjon skulle skje gjennom Mercell-portalen. Muntlig kommunikasjon utenfor systemet med ikke-autoriserte personer har ingen rettslig virkning. Eventuelle endringer må formaliseres skriftlig etter anskaffelsesforskriften § 14-2.

Ingen endring av konkurransegrunnlaget

En rimelig opplyst leverandør ville ikke oppfatte det slik at konkurransegrunnlaget var endret når:

• Kommunikasjonen foregikk utenfor de angitte kanalene

• Den ikke involverte oppgitt kontaktperson

• Den ikke ble formalisert skriftlig

• Oppdragsgiver ikke kunngjorde endring

Avlysningsplikt

Klagenemnda fant at det ikke forelå avlysningsplikt. Avlysning krever at:

1. Det er begått en feil som ikke kan rettes på annen måte

2. Feilen kan ha påvirket deltagerinteressen

3. Feilen kan ha hatt betydning for konkurranseutfallet

   
   

Siden den muntlige kommunikasjonen ikke hadde rettslig virkning, forelå det ingen feil som utløste avlysningsplikt.

Rettslige konsekvenser og anbefalinger

Strenge formkrav opprettholdes

Avgjørelsen bekrefter at formkravene i offentlige anskaffelser har materiell betydning. Leverandører kan ikke påberope seg uformell kommunikasjon som grunnlag for endret forståelse av konkurransegrunnlaget.

Kompetanseavklaring

Oppdragsgivere må sikre at alle ansatte forstår hvem som har myndighet til å gi bindende informasjon. Interne rutiner må etableres for å forhindre at ikke-autoriserte personer gir opplysninger som kan misforstås.

Kommunikasjonskanaler

All relevant kommunikasjon må dokumenteres skriftlig gjennom de formelle kanalene. Konkurransegrunnlaget bør presisere at kun kommunikasjon gjennom oppgitte kanaler er bindende.

Leverandørenes aktsomhetsplikt

Leverandører må forholde seg til de formelle kommunikasjonskanalene og kan ikke påberope seg muntlige opplysninger fra ikke-autoriserte personer. Ved tvil om kvalifikasjonskrav må avklaring søkes gjennom de formelle kanalene.

Dokumentasjon og sporbarhet

All kommunikasjon som kan påvirke konkurranseforståelsen må dokumenteres. Dette sikrer både transparens og rettssikkerhet for alle parter.

Konklusjon

Avgjørelsen styrker det etablerte prinsippet om at strenge formkrav er nødvendige for å sikre likebehandling og forutberegnelighet i offentlige anbudskonkurranser. Muntlig kommunikasjon utenfor de formelle kanalene kan ikke påberopes som grunnlag for endret forståelse av konkurransegrunnlaget, uavhengig av stillingen til den som gir opplysningene.