Når avropene svikter: rammeavtalenes skjulte fallgruver

Skrevet av Robert Myhre. Kontakt: e-post robert@advokatfirma-rogstad.no eller tlf. 92054415

Bakgrunn

NAV gjennomførte i januar 2023 en åpen anbudskonkurranse for parallelle rammeavtaler av høreapparater.

Rammeavtalene ble tildelt basert på totalpris. Avrop skulle skje til leverandøren som var rangert som nr. 1 på totalpris, forutsatt at produktet dekket brukerens behov. Dersom det ikke dekket behovet, skulle avropet tildeles den som ble rangert som nummer 2, osv. 

En av leverandørene klager til KOFA, og mente at avropsmekanismen ikke ble fulgt, og at deres produkter ble forbigått til fordel for lavere rangerte produkter uten faglig begrunnelse.

Klagenemndas konklusjon

1. Er bruken av avropsmekanismen underlagt anskaffelsesretten eller alminnelig kontraktsrett?

Klagenemnda fastslo at klagen omhandler "handlinger eller beslutninger under gjennomføringen av anskaffelser", og dermed er underlagt anskaffelsesregelverket. Dette innebærer at bruken av avropsmekanismen må vurderes opp mot forskriften § 26-3 og de grunnleggende prinsippene om likebehandling og etterprøvbarhet i § 4.

2. Hva innebærer oppdragsgivers plikt til å sikre etterprøvbarhet?

Det manglet dokumentasjon eller skriftlige begrunnelser for valg av lavere rangerte produkter, og KOFA mente dette var i strid med kravet til etterprøvbarhet. Leverandørene skal kunne kontrollere om avropsmekanismen er fulgt.

Kommentar 

Rammeavtalen gir klare retningslinjer for rangering og valg av produkter, og åpner samtidig for medisinskfaglig skjønn. Dette gir fleksibilitet, men kan samtidig utfordre prinsippene om objektivitet og etterprøvbarhet.

For å sikre etterlevelse av avropsmekanismen og prinsippene i anskaffelsesregelverket kan oppdragsgivere vurdere flere tiltak:

1. Skriftlig begrunnelse ved avrop: Høreapparatformidlere bør gi en begrunnelse for valg av lavere rangerte produkter. Dette sikrer transparens og mulighet for kontroll.

2. Oversikt over avrop: Oppdragsgiver kan føre en statistikk over hvilke produkter som velges for å identifisere systematiske avvik fra avropsmekanismen.

3. Opplæring av formidlere: Systematisk opplæring i korrekt bruk av avropsmekanismen kan redusere risikoen for feil.

4. Ekstern revisjon: Regelmessig revisjon av avropene kan sikre at rammeavtalen følges korrekt.