Når regnestykket ikke stemmer: Viktigheten av riktig terskelverdi

En ny avgjørelse fra KOFA (2024/1593 og 2024/182) belyser hvor viktig det er at terskelverdien i offentlige anskaffelser beregnes korrekt. Saken gjaldt et flytende svømmebasseng i Sandnes, hvor oppdragsgiver hadde feilberegnet anskaffelsens verdi, noe som førte til brudd på regelverket og avlysning av konkurransen.

Hovedprinsipper for forsvarlig terskelverdiberegning:

1. Forsvarlig grunnlag:Oppdragsgiver må gjennomføre en grundig og solid verdiberegning, som er lojal mot anskaffelsesregelverket. Beregningen skal baseres på realistiske estimater og være forsvarlig på kunngjøringstidspunktet. Oppdragsgiver har ansvar for å dokumentere beregningen.

2. Markedsundersøkelser:I mange tilfeller kreves undersøkelser av markedet for å få kunnskap om det forventede prisnivået. Dette kan inkludere prisforespørsler eller analyser av hva tilsvarende anskaffelser har kostet. Valg av hvilke markeder som undersøkes, avhenger av anskaffelsens art og omfang.

3. Omfang av anskaffelsen:Beregningen må inkludere alle kjente kostnadselementer som tilleggsarbeider og endringsarbeider. Dette sikrer at den totale verdien reflekterer anskaffelsens fullstendige omfang. Uforutsette tillegg betyr ikke nødvendigvis at beregningen var uforsvarlig, men slike tillegg må være marginale og rimelige.

4. Bruk av erfaringstall:Tidligere erfaringer og data kan brukes, men må justeres for endringer i markedspriser eller volum. Historiske data alene er ikke tilstrekkelige uten en vurdering av oppdaterte markedsforhold.

5. Avvik mellom estimat og tilbud:Store avvik mellom estimert verdi og mottatte tilbud kan indikere en uforsvarlig beregning. Dersom avviket er betydelig, må oppdragsgiver kunne dokumentere og forklare forskjellen, samt hvorfor estimatet ble gjort som det ble.

6. Tilgang på budsjett:Oppdragsgiver må sikre at verdiberegningen gjenspeiler tilgjengelig budsjettmidler. I denne saken ble budsjettet på 28 millioner kroner betydelig lavere enn det laveste tilbudet på 65 millioner kroner, noe som indikerer en uforsvarlig beregning.

7. Endringsregler:Selv om regelverket tillater endringer i kontrakter på inntil 15 % av opprinnelig verdi, kan ikke dette brukes som grunnlag for å legitimere en uforsvarlig lav verdiberegning.

8. Krav til begrunnelse:Dersom estimatet avviker markant fra tilbudene, må oppdragsgiver forklare hvorfor og dokumentere hvordan verdiberegningen ble foretatt. I denne saken var slik dokumentasjon mangelfull.

9. Forutberegnelighet og likebehandling:Beregningen må ivareta grunnleggende prinsipper som forutberegnelighet, likebehandling og etterprøvbarhet. Feilberegninger kan påvirke deltakelsen i konkurransen og tilliten til prosessen.

   
   

Oppsummering av KOFAs vurdering:

• Verdiberegningen i denne saken var ikke forsvarlig, da det ikke ble gjennomført markedsundersøkelser eller gitt tilstrekkelig begrunnelse for hvorfor estimatet avvek fra innkomne tilbud.

• Feilene førte til at konkurransen ble gjennomført etter feil regelverk, noe som påvirket utfallet og deltakerinteressen.

• Klagenemnda konkluderte derfor med at konkurransen måtte avlyses.

Skrevet av Robert Myhre, e-post: robert@advokat-rogstad.no, tlf. 92054415