Når to tilbud får lik poengsum – hva nå?

KOFA konkluderer: Oppdragsgiver brøt regelverket ved poenglikhet

I en nylig avgjørelse fra KOFA (2024/1006) har det blitt slått fast at Statsforvalteren i Innlandet brøt anskaffelsesregelverket ved evalueringen av tilbud i en konkurranse om bygging av en gangbro i Fulufjellet. Saken reiser et viktig spørsmål: Hva skal oppdragsgiver gjøre når to tilbud oppnår samme poengsum?

Poenglikhet og manglende tiebreaker-regel

Konkurransen ble gjennomført med tre tildelingskriterier: pris (40 %), oppdragsforståelse (30 %) og klima og miljø (30 %). Etter evalueringen oppnådde to leverandører, Rennebu-Bjelken AS og Sømåen Tradisjonshåndverk AS, en identisk totalscore på 8,8 poeng.

I mangel av en fastsatt metode for å håndtere poenglikhet, valgte oppdragsgiver å tildele kontrakten til Sømåen Tradisjonshåndverk AS med begrunnelse i «utforming og materialbruk, lokal tradisjonell byggeskikk og hvor godt broen passet inn i området.» KOFA vurderte at denne avgjørelsen var i strid med prinsippene om forutberegnelighet og likebehandling, da det ikke fremgikk av konkurransegrunnlaget at dette skulle være et avgjørende moment ved poenglikhet.

KOFA: Feil å bruke allerede vurderte kriterier på nytt

KOFA slo fast at:

• Oppdragsgiver kan ikke vektlegge et tildelingskriterium på nytt ved poenglikhet hvis dette allerede er vurdert innenfor vektingen.

• Dersom konkurransegrunnlaget ikke angir en metode for å håndtere poenglikhet, må oppdragsgiver sikre at valget av vinner følger de grunnleggende prinsippene om likebehandling og forutberegnelighet.

• Vedtaket om å tildele kontrakten til én av leverandørene basert på ytterligere vurderinger av et allerede vektet kriterium brøt anskaffelsesloven § 4.

  
  

Hva kan oppdragsgiver gjøre i forkant?

For å sikre en rettferdig og forutsigbar prosess, bør oppdragsgiver allerede i konkurransegrunnlaget angi hvordan en eventuell poenglikhet skal håndteres. Mulige løsninger inkluderer:

1. Rangering av tildelingskriterier – Angi at ett kriterium (f.eks. pris) skal være avgjørende ved lik poengsum.

2. Loddtrekning som siste utvei – Dersom ingen annen metode er egnet, kan loddtrekning være en objektiv løsning, forutsatt at det er regulert i konkurransegrunnlaget.

   
   

Hva kan oppdragsgiver gjøre i etterkant?

Dersom konkurransegrunnlaget ikke har en forhåndsdefinert metode for å avgjøre poenglikhet, må oppdragsgiver finne en løsning som ikke bryter med anskaffelsesregelverkets prinsipper om likebehandling og forutberegnelighet.

Mulige løsninger kan være:

1. Gjennomføre en mer detaljert evaluering – Hvis det er grunn til å tro at det foreligger små, men relevante forskjeller mellom tilbudene, kan en grundigere vurdering av tilbudene være nødvendig for å skille dem.

2. Avlyse konkurransen og utlyse den på nytt – Dette kan være nødvendig dersom det ikke finnes en forsvarlig måte å skille leverandørene på uten å bryte anskaffelsesregelverket.

   
   

Konsekvenser for fremtidige anskaffelser

Denne avgjørelsen viser hvor viktig det er å utforme konkurransegrunnlaget på en måte som gir full forutsigbarhet for leverandørene. Uklare tiebreaker-regler kan føre til klager og ugyldige tildelinger, noe som forsinker prosjekter og kan føre til økonomiske tap for oppdragsgiver.

For oppdragsgivere er konklusjonen klar: Dersom konkurransegrunnlaget ikke allerede har en mekanisme for å håndtere poenglikhet, bør dette innføres i fremtidige konkurranser for å sikre en smidig og regelmessig anskaffelsesprosess.