Ny KOFA-sak om krav til begrunnelse ved valg av tilbud

Ønsker du å se video, hvor Robert Myhre gjennomgår saken? Se på Facebook: https://fb.watch/rAv4hZ-6Si/

I sak 2024/0066 har KOFA uttalt seg om begrunnelsesplikten ved valg av tilbud. Spørsmålet er om de generelle rettslige retningslinjene er for generelle til å kunne anvendes i praksis, og om de er «utdatert» i lys av at nesten alle oppdragsgivere nå benytter poengsystemer.

Rettslig grunnlag for begrunnelsesplikten

Først viser KOFA til forskriftens regler om begrunnelse, og sier at ifølge forskriften § 25-1 (1) og (2) er det et krav at oppdragsgiver må gi en detaljert begrunnelse for valg av leverandør. Dette inkluderer en forklaring av de utvalgte tilbudets karakteristikker og relative fordeler på tildelingskriteriene.

Dette betyr at oppdragsgiver må:

1.        beskrive det valgte tilbudets egenskaper,

2.        hvordan egenskapene ble evaluert under det enkelte tildelingskriterium, og

3.        hvorfor disse egenskapene skilte valgte leverandørs tilbud fra de øvrige tilbudene

Og videre sier KOFA at når kontrakten tildeles en leverandør som ikke har det laveste pristilbudet, må begrunnelsen også forklare hvilke egenskaper på kvalitet som rettferdiggjør den høyere prisen.

Kommentar til KOFAs rettslige utgangspunkt

Det spørs om dette teoretiske utgangspunktet gjør begrunnelsesplikten vanskeligere enn det egentlig er. Nesten alle oppdragsgivere benytter i praksis et poengsystem, og oppgir poengsummene som ledd i begrunnelsen.

Utgangspunktet vil være at oppdragsgivere oppgir poengsummene tilbyderne har fått. Ikke bare en totalsum, men poengsummer på de ulike tildelingskriteriene. Ofte er det flere underkriterier, og mange oppgir da også poengsummene på underkriteriene.  

Det er klart at dette ikke er tilstrekkelig. Det må i tillegg være verbal beskrivelse som forklarer hvorfor hvert av tilbudene fikk den poengsummen som ble gitt. Dette vil typisk være to – tre setninger i et Excel-skjema, som viser hva som ble lagt til grunn for poengsettingen på hvert tilbud.

Dette bør normalt være nok.

Dersom det er poengforskjeller på kvalitet, vil det også være nyanser og forskjeller i den verbale beskrivelsen. Er den verbale beskrivelsen helt lik, kan det naturlig nok ikke gis ulik poengsum.

Forskjellene som fremgår av de verbale beskrivelsene av hvert av tilbudene, vil derfor indirekte vise hvorfor de fikk ulik poengsum. Dette gir KOFA og domstolene adgang til å overprøve om forskjellene i poengsettingen er vilkårlig, grovt urimelig eller om det er lagt vekt på usaklige hensyn. Dersom det er små nyanser i beskrivelsene av tilbudene, men store poengforskjeller, kan dette medføre at evalueringen settes til side. Og omvendt, det er er store forskjeller i beskrivelsene, men små forskjeller i poeng.

Og når man så setter sammen poeng på kvalitet og pris, så vil man ut fra det kunne forstå hvilke egenskaper som rettferdiggjør den høyere prisen. Det kan neppe være nødvendig å beskrive verbalt nøyaktig hvilke egenskaper ved valgte tilbud som gjorde at man valgte et tilbud med høyere pris, så lenge man har et poengsystem.

KOFAs vurdering

KOFA underkjente begrunnelsen som var gitt. Tildelingskriteriet var kompetanse og erfaring hos tilbudt oppdragsleder. Samtidig ville erfaring fra prosjekter innen antikvarisk malerarbeid på verneverdige og fredede bygning bli særlig vektlagt.

I begrunnelsen fremgikk det at tilbudte oppdragsleder hadde erfaring fra prosjekter med «noe mindre» overføringsverdi, sammenlignet med valgte leverandørs prosjekter. KOFA uttalte imidlertid at det må fremgå av begrunnelsen hvorfor de hadde «noe mindre» overføringsverdi.

Kommentar til KOFAs vurdering

Hvilken overføringsverdi referanseprosjektene hadde til anskaffelsen er imidlertid noe som det naturlig burde vært sagt noe om i den verbale begrunnelsen for poengsettingen – på alle tilbyderne. Uten å vite hvilken overføringsverdi prosjektene har, er det vanskelig å si noe om hvilken kompetanse og erfaring oppdragsleder har opparbeidet seg.

Dersom dette hadde fremgått i den verbale teksten til poengsettingen av hvert av tilbudene, ville det ikke være nødvendig å si noe om hvorfor overføringsverdien var «noe mindre». Det ville man sett ut fra beskrivelsen av hvert av tilbudene.