NY KOFA-sak om terskelverdi på leasingavtaler

KOFA konkluderte sak 2015/71 med at Tranøy kommune hadde foretatt en ulovlig direkte anskaffelse i forbindelse med leasing av traktor og utstyr. Det avgjørende i saken var om kommunen hadde beregnet verdien av anskaffelsen korrekt og om de hadde fulgt reglene for kunngjøring.

Ifølge forskrift om offentlige anskaffelser må leasingavtaler med en anslått verdi over 500 000 kroner kunngjøres i DOFFIN. Kommunen hadde valgt å benytte en feilaktig beregningsmetode, hvor de multipliserte den månedlige leasingraten med 48, istedenfor de faktiske 60 månedene som avtalen

dekket.

I denne KOFA-saken gjorde oppdragsgiver, Tranøy kommune, en vurdering som førte til at de havnet på feil side av anskaffelsesreglene. Hovedproblemet lå i hvordan kommunen beregnet verdien av leasingavtalen og konkluderte at anskaffelsen var under terskelverdien på 500 000 kroner, slik at kunngjøringsplikten ikke gjaldt.

Oppdragsgivers vurdering:

Tranøy kommune argumenterte for at verdien av leasingavtalen skulle beregnes ved å multiplisere den månedlige leiebeløpet (kr 8 791,04) med 48 måneder, noe som gir en totalverdi på 421 969,92 kroner, altså under terskelverdien på 500 000 kroner. Kommunen hevdet at den endelige kostnaden for avtalen ikke var kjent fordi leasingavtalen kunne forlenges utover den opprinnelige perioden.

Hvorfor vurderingen ble feil:

1. Feil i valg av beregningsregel: Kommunen brukte en feilaktig beregningsmetode. De valgte å beregne verdien som om avtalen ikke hadde en fast varighet (tidsubegrenset kontrakt), og multipliserte derfor den månedlige leien med 48 måneder, jf. forskrift om offentlige anskaffelser § 2-3 (14) bokstav b. Dette er metoden som gjelder for kontrakter hvor løpetiden ikke kan fastsettes.

   
   

   I dette tilfellet hadde leasingavtalen imidlertid en klart definert minimumsperiode på 60 terminer, som KOFA mente utgjorde en tidsbegrenset kontrakt med varighet over 12 måneder, jf. § 2-3 (14) bokstav a. Dermed skulle verdien av avtalen beregnes ved å multiplisere det månedlige leiebeløpet med 60 måneder, og ikke 48, i tillegg til restverdien på 100 000 kroner.

   
   

   Med denne beregningsmetoden fikk man en total anskaffelsesverdi på 627 462,40 kroner, som er over terskelverdien på 500 000 kroner. Dette betydde at anskaffelsen skulle ha blitt kunngjort i henhold til regelverket.

   
   

2. Feilaktig antakelse om restverdi: Kommunen unnlatt å inkludere restverdien på 100 000 kroner i beregningen av anskaffelsens totale verdi. Dette er et krav i henhold til forskriftens beregningsregel for leasingavtaler som varer mer enn 12 måneder.

   
   

3. Manglende forståelse av regelverket: Kommunen forsøkte å argumentere for at den månedlige leien skulle ganges med 48 måneder fordi avtalen potensielt kunne forlenges. KOFA fastslo imidlertid at siden avtalen hadde en garantert restverdi, kunne den ikke fornyes på vanlige vilkår etter minimumsperioden. Dette betød at det var en klart tidsbegrenset avtale, og forskriftens regel om 60 måneder skulle benyttes for verdiberegningen.

   
   

Samlet vurdering:

Tranøy kommune feilvurderte beregningsregelen som skulle brukes for leasingavtalen, og deres metode førte til at anskaffelsens verdi ble feilaktig satt til under terskelverdien. Dette resulterte i at de unngikk kunngjøringsplikten, noe som ble ansett som en ulovlig direkte anskaffelse. KOFA var tydelige på at oppdragsgiver ikke hadde sannsynliggjort at anskaffelsen ble basert på en forsvarlig vurdering av markedet, noe som også er et krav i forskriften.