Oppdragsgiver ga ny begrunnelse – men fjernet klagemuligheten!

Innklagede ga ny begrunnelse for tildelingsbeslutningen samme dag som kontrakten ble inngått – uten ny klagefrist

I sak 2024/1511 behandlet KOFA anskaffelsen av arkitekttjenester til en ny brannstasjon i Florø. Saken reiser viktige spørsmål om kravene til etterprøvbarhet og forutberegnelighet ved tilbudsevalueringer, spesielt når det gjelder begrunnelsens kvalitet og klagefrister.

Mangelfull begrunnelse – et brudd på etterprøvbarhetskravet

Ved tildeling av kontrakten ga innklagede en kortfattet og utilstrekkelig begrunnelse for poengsettingen. Klager påpekte at det ikke var samsvar mellom de poengmessige vurderingene og de kvalitative vurderingene i begrunnelsen. Dette ble senere bekreftet av KOFA, som slo fast at den opprinnelige begrunnelsen ikke tilfredsstilte anskaffelsesregelverkets krav til etterprøvbarhet.

Innklagede forsøkte å korrigere dette ved å gi en mer utfyllende begrunnelse den 23. september 2024 – samme dag som kontrakten ble inngått. Dette reiser alvorlige spørsmål om hvorvidt leverandørene faktisk fikk en reell mulighet til å utfordre beslutningen.

Fravær av ny klagefrist – svekker leverandørenes rettssikkerhet

Korrigering av en begrunnelse etter opprinnelig tildeling kan gi grunnlag for en ny klagefrist, dersom den opprinnelige begrunnelsen var mangelfull. Dette er et grunnleggende krav i anskaffelsesretten for å sikre at leverandørene har reelle muligheter til å etterprøve beslutningen før kontrakt inngås.

I denne saken ble imidlertid kontrakten inngått samme dag som den korrigerte begrunnelsen ble sendt ut, uten at leverandørene fikk en ny klagefrist. Dette er problematisk fordi:

• En mangelfull begrunnelse kan i seg selv være en saksbehandlingsfeil. Dersom leverandøren ikke har hatt mulighet til å forstå evalueringen på et tidligere tidspunkt, må en ny begrunnelse kunne utløse en ny frist for klage.

• Leverandøren fratas en reell mulighet til å forholde seg til den faktiske vurderingen av tilbudene før kontrakten låses.

• Det bryter med prinsippet om god forvaltningsskikk og innsyn, da klager først fikk en reell begrunnelse idet muligheten til å påvirke prosessen var over.

  
  

KOFAs vurdering – en forsiktig kritikk

KOFA bekreftet at begrunnelsen var mangelfull og brøt kravet til etterprøvbarhet. Likevel mente nemnda at feilen ble tilstrekkelig rettet opp gjennom den nye begrunnelsen. Det ble ikke vurdert om fraværet av en ny klagefrist utgjorde et selvstendig brudd på regelverket.

Dette er en svakhet i avgjørelsen. KOFA burde ha vurdert om den mangelfulle begrunnelsen i seg selv var tilstrekkelig til å gi grunnlag for en ny klagefrist. Ved ikke å ta opp dette spørsmålet, svekkes leverandørenes vern mot uklare og mangelfulle tildelingsbeslutninger.

Konklusjon: Et viktig varsko for leverandører

Denne saken viser hvor viktig det er å være oppmerksom på hvordan begrunnelser utformes og når de faktisk blir gitt. Dersom en begrunnelse er mangelfull, bør leverandører kreve en ny klagefrist dersom begrunnelsen senere forbedres. Saken reiser også spørsmål om oppdragsgiverens ansvar for å sikre en reell klagemulighet før kontrakten inngås.

Leverandører bør være proaktive i å kreve tydelige begrunnelser og påpeke eventuelle saksbehandlingsfeil tidlig i prosessen. Dette er en forutsetning for rettferdige og etterprøvbare anskaffelsesprosesser.