Opsjoner i rammeavtaler: Betaler du for en fleksibilitet du ikke trenger?

Fleksibilitet er et nøkkelord i de fleste innkjøp, men få tenker over hva den egentlig koster. Opsjoner i rammeavtaler gir en verdifull trygghet, men denne tryggheten har en skjult prislapp som belastes fra første dag – enten du bruker den eller ei.

Opsjoner er rammeavtalens kanskje mektigste verktøy. De gir deg som oppdragsgiver en rett, men ikke en plikt, til å forlenge en avtale eller øke volumet. Dette gir en unik fleksibilitet til å håndtere en usikker fremtid.

Men denne fleksibiliteten er ikke gratis. Leverandører er fullt klar over risikoen en opsjon representerer for dem, og priser denne risikoen inn i tilbudet sitt fra dag én.

Resultatet? En rammeavtale med mange opsjoner vil ofte ha en høyere grunnpris på varer og tjenester enn en avtale uten.

Slik priser leverandøren din risiko

For å forstå prisen, må vi se det fra leverandørens ståsted. Når de inkluderer en opsjon i tilbudet, må de ta høyde for verst tenkelige scenarioer for dem:

• Du forlenger avtalen akkurat når markedsprisene har steget.

• Du øker volumet når de allerede har strukket kapasiteten sin til det ytterste.

• Du endrer kravene på en måte som krever kostbare omstillinger.

Denne risikoen blir omgjort til et konkret prispåslag.

Eksempel: IT-konsulentavtalen

En leverandør kalkulerer en timepris på 1.000 kr. Med en normal risikobuffer på 5 % blir tilbudsprisen 1.050 kr/time for en forutsigbar avtale.

Hvis du derimot ber om opsjon på to års forlengelse og 50 % volumøkning, endres regnestykket:

• Grunnpris: 1.000 kr

• Normal risikobuffer (5 %): 50 kr

• Risikopåslag for forlengelse (3 %): 30 kr

• Risikopåslag for volum (4 %): 40 kr

• Ekstra buffer for samlet risiko (2 %): 20 kr

Ny tilbudspris med opsjoner: 1.140 kr/time.

Forskjellen på 90 kroner per time er "opsjonspremien" din. Over fire år utgjør dette 360.000 kroner ekstra for en fleksibilitet du kanskje aldri vil bruke.)

Alternativet: Når forpliktelse gir lavere pris

Det motsatte av å be om fleksibilitet, er å gi leverandøren forutsigbarhet. Hvis du er relativt sikker på at behovet ditt vil være større eller vare lenger, kan det være mye å spare på å forplikte seg til dette i selve kontrakten, i stedet for å legge det inn som en usikker opsjon.

En leverandør som får en garantert kontrakt på et større volum eller over en lengre periode kan:

• Planlegge bemanning og kapasitet mer effektivt.

• Oppnå bedre priser hos sine egne underleverandører.

• Redusere sin egen risikomargin betraktelig.

Disse besparelsene gis ofte videre til deg som kunde i form av en lavere pris.

Eksempel: IT-konsulentavtalen – revidert

Se for deg at du er 90 % sikker på at du trenger avtalen i seks år, ikke bare fire.

• Valg A (Med opsjon): Du signerer for fire år med opsjon på to til. Timeprisen blir 1.140 kr fra dag én.

• Valg B (Med forpliktelse): Du signerer for en fast periode på seks år. Leverandøren ser et større, garantert volum og fjerner store deler av risikobufferen sin. De kan nå tilby en timepris på kanskje 1.020 kr for hele perioden.

Ved å gi leverandøren trygghet, sparer du penger fra første time. Valget står altså ikke bare mellom "opsjon" og "ingen opsjon", men mellom å betale ekstra for fleksibilitet og å få rabatt for forpliktelse.

Når er opsjonen verdt prisen?

Selv om det koster, er opsjoner noen ganger en svært god investering.

1. Ved stor markedsusikkerhet: Hvis prisen på IT-konsulenter stiger kraftig, vil opsjonen din på 1.140 kr/time plutselig være en svært god avtale.

2. Ved stor organisatorisk usikkerhet: Ved en mulig fusjon er retten til å kunne doble volumet over natten gull verdt, og kan forsvare den høyere prisen.

Når er forpliktelse et bedre valg?

I andre tilfeller er opsjonspremien bortkastede penger.

1. I stabile markeder med forutsigbare behov: Kjøper du inn standardiserte varer i et modent marked? Da er det tryggere å forplikte seg til et realistisk, høyt volum for å få ned prisen, enn å betale for en opsjon. En ny konkurranse vil uansett være et billig alternativ senere.

2. Når teknologien utvikler seg raskt: Å binde seg til en IT-løsning i seks år kan være katastrofalt. Her er en kortere avtale uten opsjoner, som gir deg friheten til å velge ny teknologi om to år, det smarteste valget.

En enkel guide til riktig valg

For å ta en informert beslutning, vurder to sentrale faktorer: usikkerhet og byttekostnad.

• Høy usikkerhet + Høye byttekostnader

  • Eksempel: Kritiske IT-systemer.

  • Konklusjon: Bruk omfattende opsjoner. Tryggheten er verdt prisen.

• Høy usikkerhet + Lave byttekostnader

  • Eksempel: Innleie av standardiserte konsulenter.

  • Konklusjon: Bruk selektive opsjoner. Ikke betal for mer fleksibilitet enn du må.

• Lav usikkerhet + Høye byttekostnader

  • Eksempel: Spesialisert vedlikehold av unikt utstyr.

  • Konklusjon: Vurder lengre, faste avtaler. Forpliktelse kan gi betydelig lavere pris enn en kort avtale med opsjoner.

• Lav usikkerhet + Lave byttekostnader

  • Eksempel: Standardiserte forbruksvarer.

  • Konklusjon: Dropp opsjoner. Gå for faste avtaler med definerte volumer, og utnytt konkurransen i markedet.

En grundig vurdering av balansen mellom fleksibilitet og forpliktelse kan spare organisasjonen for store summer og sikre at du inngår den avtalen som er best tilpasset ditt reelle behov.

Vi minner om vårt kurs 22. oktober i Rammeavtaler og opsjoner: https://www.robertmyhre.no/events/rammeavtaler-og-opsjoner-2