Referanseevalueringen som gikk helt galt

Klagenemnda for offentlige anskaffelser (KOFA) har i sin avgjørelse av 16. april 2025 (sakene 2025/0160, 2025/0174 og 2025/0176) konkludert med at Time kommune må avlyse en anbudskonkurranse om rammeavtale for rådgivende ingeniør- og landskapsarkitekttjenester. Avgjørelsen gir viktige lærin

gspunkter for alle som arbeider med offentlige anskaffelser.

Bakgrunn for saken

Time kommune kunngjorde 15. oktober 2024 en åpen anbudskonkurranse for rammeavtale med estimert verdi på 16 millioner kroner. Rammeavtalen skulle ha en varighet på to år med opsjon på forlengelse i ytterligere to år.

Etter tildelingsbeslutningen klaget tre leverandører – Asplan Viak AS, Pro Dok 3D AS og Norconsult Norge AS – på flere forhold ved konkurransen, herunder utformingen av tildelingskriteriet «Kvalitet» som var vektet hele 70 prosent.

Hvorfor var tildelingskriteriet ulovlig?

KOFA konkluderte med at tildelingskriteriet «Kvalitet» brøt med de grunnleggende prinsippene om likebehandling, forutberegnelighet og etterprøvbarhet i anskaffelsesloven § 4.

De problematiske forholdene ved evalueringsmodellen var:

1. Ulike målestokk: Opptil 40 ulike referansepersoner skulle evaluere leverandørenes referanseprosjekter uten klar veiledning.

2. Vage vurderingstemaer: Sammensatte kriterier ga rom for svært skjønnsmessige vurderinger.

3. Manglende begrunnelse: Poenggivningen skulle ikke begrunnes, noe som gjorde evalueringen vanskelig å etterprøve.

4. Irrelevante vurderingstemaer: Kriteriet "Honorar og fakturering" hadde uklar relevans for kvaliteten på fremtidige ytelser.

   
   

Slik kunne Time kommune gjort det riktig

Eksperter på offentlige anskaffelser peker på flere grep Time kommune kunne tatt for å utforme et lovlig tildelingskriterium:

1. Klarere definisjon av vurderingstemaer

• Dele opp sammensatte kriterier som "Kvalitet, løsningsevne og kompetanse" i separate, tydelig definerte vurderingstemaer

• Sikre at alle vurderingstemaer har direkte relevans for leveransen under rammeavtalen

  
  

2. Strukturert evaluering med veiledning

• Utarbeide en poengtabell med konkrete beskrivelser av hva som kjennetegner ulike poeng

• Redusere poengskalaen fra 1-10 til f.eks. 1-5 for å minske vilkårlige forskjeller

• Kreve skriftlig begrunnelse for poenggivningen for å sikre etterprøvbarhet

  
  

3. Objektiv evalueringsmetode

• Bruke en fast evalueringskomité som vurderer alle tilbud etter samme målestokk

• Gjennomføre standardiserte referanseintervjuer i stedet for å overlate evalueringen til eksterne kontaktpersoner

• Be leverandørene beskrive hvordan de vil løse konkrete oppgaver relatert til oppdraget

  
  

4. Fokus på fremtidig ytelse

• Vurdere CV-er og erfaring til nøkkelpersonell som skal utføre oppdragene

• Be om gjennomføringsplaner og metodebeskrivelser for typiske oppdrag under rammeavtalen

• Bruke case-basert evaluering der alle leverandører løser samme oppgave i tilbudet