Tre ting du kanskje ikke visste om Dynamiske innkjøpsordninger

Slik åpner en «evigvarende» avtale døren for flere bedrifter

En innkjøpsmetode i det offentlige endrer spillereglene for hvordan kontrakter tildeles. Uten begrensning på antall leverandører, varighet eller krav om innledende pristilbud, åpner dynamiske innkjøpsordninger markedet for flere, spesielt små og mellomstore bedrifter.

Tradisjonelle rammeavtaler har lenge vært kritisert for å låse det offentlige til et fåtall leverandører over en begrenset periode. Nå vinner en mer fleksibel metode terreng. En dynamisk innkjøpsordning (DPS) fungerer som en åpen og levende database av forhåndsgodkjente leverandører, der tre sentrale egenskaper skiller den markant fra sine forgjengere.

1. En dør som aldri lukkes

Mens en vanlig rammeavtale som hovedregel er låst i fire år, har en dynamisk innkjøpsordning ingen slik fastsatt maksvarighet. En DPS kan i teorien løpe så lenge oppdragsgiveren anser den som nyttig.

Denne langsiktigheten gir en helt annen forutsigbarhet. For det offentlige betyr det at man kan etablere en stabil og varig løsning for rutinemessige og hyppige kjøp, uten å måtte gå ut i markedet med en ny, stor konkurranse hvert fjerde år. For leverandører gir det en trygghet om at markedet ikke plutselig stenges. De kan når som helst søke om å bli tatt opp i ordningen, vel vitende om at den representerer en langsiktig salgsmulighet.

2. Åpen for alle som er kvalifisert

En av de største forskjellene fra en rammeavtale er at en DPS ikke har noen øvre grense for antall leverandører. I en rammeavtale velger man ofte ut et begrenset antall, for eksempel de tre beste, for å sikre et visst oppdragsvolum til hver.

I en dynamisk innkjøpsordning skal alle leverandører som oppfyller de fastsatte kvalifikasjonskravene, bli tatt opp. Oppdragsgiver kan ikke sette et tak. Dette skaper et miljø med maksimal og kontinuerlig konkurranse. Det er spesielt gunstig i bransjer med mange små og mellomstore bedrifter, som kanskje ellers ville vegret seg for å konkurrere om en plass blant et fåtall utvalgte. Resultatet er et bredere og mer representativt marked, som gir det offentlige tilgang til flere og potensielt bedre tilbud.

3. Lavere terskel for å delta

Kanskje den viktigste barrieren som fjernes, er kravet om å levere et omfattende pristilbud bare for å bli vurdert. For å bli tatt opp i en dynamisk innkjøpsordning trenger en leverandør kun å dokumentere at de er kvalifisert – at de har den nødvendige økonomiske soliditeten og tekniske kompetansen.

Dette reduserer innsatsen og risikoen for bedriftene betraktelig. De slipper å bruke dager eller uker på å utarbeide et detaljert tilbud med priser og løsningsforslag før de i det hele tatt vet om de får være med. Selve tilbudsarbeidet skjer først når en konkret kontrakt skal tildeles innad i ordningen. Denne forenklede inngangen gjør det langt mer attraktivt for nye og mindre aktører å prøve seg i det offentlige markedet, noe som igjen styrker konkurransen og mangfoldet.