Valg av normaliseringsmetode må foretas før tilbudsåpning!

I en ny sak, 2024/0759, har KOFA konkludert med at valget mellom relativ og absolutt normaliseringsmetode må foretas før tilbudsåpning. I motsatt fall kan det være plikt til å avlyse konkurransen.

Bakgrunn

Jernbanedirektoratet kunngjorde den 19. februar 2024 en rammeavtale for anskaffelse av konsulentbistand til utvikling, støtte og vedlikehold av Microsoft 365. Kontrakten skulle tildeles det tilbudet som hadde det beste forholdet mellom pris og kvalitet, med en vektlegging på henholdsvis 40 % for pris og 60 % for kvalitet.

Problemstilling

Point Taken AS klaget på tildelingsbeslutningen og anførte at Jernbanedirektoratet hadde benyttet en annen evalueringsmetode enn den som var beskrevet i konkurransegrunnlaget. Spørsmålet var om konkurransegrunnlaget var uklart med hensyn til evalueringsmetoden, og om Jernbanedirektoratet hadde handlet i strid med prinsippet om forutberegnelighet.

Klagenemndas vurdering

Klagenemnda for offentlige anskaffelser (KOFA) konkluderte med at konkurransegrunnlaget var tilstrekkelig klart. Det fremgikk at det beste tilbudet for hvert tildelingskriterium skulle gis 10 poeng, og at øvrige tilbud skulle gis en relativ score i forhold til dette. Poengsummene skulle deretter multipliseres med den angitte vekten for hvert kriterium.

Imidlertid hadde Jernbanedirektoratet i sin evaluering gitt poeng mellom 1-10 for hvert underkriterium, ikke for hvert tildelingskriterium som beskrevet. Dette innebar at de ikke fulgte den evalueringsmetoden som var angitt i konkurransegrunnlaget.

Rettslig analyse

Prinsippet om forutberegnelighet i anskaffelsesloven § 4 krever at oppdragsgiver følger den evalueringsmodellen som er beskrevet i konkurransegrunnlaget. Ved å avvike fra denne modellen har Jernbanedirektoratet brutt dette prinsippet.

Valg av normaliseringsmetode: Absolutt vs. relativ normalisering

Et sentralt spørsmål i denne saken er hvilken normaliseringsmetode som skulle benyttes i evalueringen av tilbudene: absolutt eller relativ normalisering. Valget av metode påvirker hvordan poeng gis til de ulike tilbudene og kan dermed påvirke hvem som vinner konkurransen.

Forskjellen mellom absolutt og relativ normalisering

1. Absolutt normalisering

   • Metode: Justerer poengsummene ved å legge til eller trekke fra et fast antall poeng slik at det beste tilbudet oppnår maksimal poengsum (f.eks. 10 poeng). De andre tilbudene justeres tilsvarende, slik at forskjellen mellom tilbudene opprettholdes.

   • Effekt: Bevarer den opprinnelige poengdifferansen mellom tilbudene.

   • Eksempel:

     • Opprinnelige poeng: Tilbud A: 7 poeng (beste tilbud), Tilbud B: 5 poeng, Tilbud C: 3 poeng.

     • Justering: Legg til (10−7)=3(10−7)=3 poeng til alle tilbud.

     • Normaliserte poeng: Tilbud A: 10 poeng, Tilbud B: 8 poeng, Tilbud C: 6 poeng.

     
     

2. Relativ normalisering

   • Metode: Justerer poengsummene proporsjonalt i forhold til det beste tilbudet. Poengene beregnes basert på forholdet mellom hvert tilbud og det beste tilbudet.

   • Effekt: Endrer den opprinnelige differansen mellom tilbudene, ofte slik at forskjellene forsterkes.

   • Eksempel:

     • Opprinnelige poeng: Tilbud A: 7 poeng (beste tilbud), Tilbud B: 5 poeng, Tilbud C: 3 poeng.

     • Beregning: Tilbudets poeng=(Tilbudets opprinnelige poengBeste tilbuds poeng)×10Tilbudets poeng=(Beste tilbuds poengTilbudets opprinnelige poeng​)×10

     • Normaliserte poeng:

       • Tilbud A: (77)×10=10(77​)×10=10 poeng.

       • Tilbud B: (57)×10≈7,14(75​)×10≈7,14 poeng.

       • Tilbud C: (37)×10≈4,29(73​)×10≈4,29 poeng.

         
         

Hvorfor kunne ikke oppdragsgiver evaluere på nytt?

Oppdragsgiver sto overfor et valg mellom disse to normaliseringsmetodene. Valget ville direkte påvirke utfallet av konkurransen:

• Ved absolutt normalisering: Klageren (Point Taken AS) ville vunnet konkurransen.

• Ved relativ normalisering: Den valgte leverandøren (Puzzlepart AS) ville vunnet.

  
  

Ifølge EU-domstolens avgjørelse i sak C-6/15 (Dimarso) må evalueringsmetoden, inkludert valg av normaliseringsmetode, fastsettes før tilbudsåpning. Dette er for å sikre likebehandling og forutberegnelighet. Å fastsette eller endre evalueringsmetoden etter at tilbudene er åpnet, er i strid med anskaffelsesregelverket, da det skaper en risiko for favorisering.

Siden oppdragsgiver ikke hadde spesifisert hvilken normaliseringsmetode som skulle brukes, og valget ville påvirke hvem som vant konkurransen, kunne de ikke rette feilen ved å evaluere tilbudene på nytt etter tilbudsåpning. Den eneste lovlige løsningen var å avlyse konkurransen.

Konklusjon

Jernbanedirektoratet har brutt prinsippet om forutberegnelighet ved ikke å følge den fastsatte evalueringsmodellen og ved ikke å avlyse konkurransen. Dette understreker viktigheten av å ha en klar og konsekvent evalueringsmetode som er fastsatt før tilbudsåpning.

Implikasjoner for fremtidige anskaffelser

• Ordlyden i konkurransegrunnlaget kan innebære en plikt til å normalisere tilbudene

• Valg av normaliseringsmetode må foretas før tilbudene åpnes