De skjulte kostnadene ved forsinkede anbudskonkurranser
- Robert Myhre
- 4 days ago
- 2 min read
Når innkjøpsprosesser trekker ut i tid, øker risikoen for leverandørene – og regningen sendes til slutt til skattebetalerne. Forsinkelser er ikke bare uheldige, de er en systematisk kostnadsdriver.
Den offentlige debatten om anskaffelser handler ofte om sluttprisen på kontrakten. Mindre oppmerksomhet rettes mot hvordan selve prosessen påvirker denne prisen. Når innkjøpere ikke holder egne tidsplaner, påfører de leverandørene usikkerhet. Denne risikoen prises inn i tilbudene, og kostnaden bæres av det offentlige.
Navngitte nøkkelressurser binder kapasitet
I mange konkurranser kreves det at leverandøren navngir prosjektleder eller spesialister allerede i tilbudet. Det gir forutsigbarhet for oppdragsgiver, men skaper utfordringer når tildelingen drøyer. Ressursene kan ikke benyttes i andre prosjekter uten risiko for kontraktsbrudd.
Strammere regler for innleie forsterker problemet. Virksomheter må i større grad basere seg på egne ansatte. Dersom høyt kvalifiserte medarbeidere blir sittende på vent mens evalueringen trekker ut, øker leverandørens kostnader. Den dødtiden må finansieres, og den finansieres gjennom høyere tilbudspriser.
Markedet for varer står ikke stille
Forsinkelser rammer også vareanskaffelser. Entreprenører kalkulerer tilbud basert på pristilbud fra underleverandører. I et volatilt råvaremarked har slike tilbud ofte kort gyldighet.
Offentlige vedståelsesfrister ligger derimot gjerne på tre til seks måneder. Dersom prosessen går saktere enn forutsatt, utløper prisgarantiene. Entreprenøren sitter igjen med en fast pris til oppdragsgiver, men økte kostnader på materialer. I et marked med lave marginer gjør dette reell skade. Konsekvensen blir enten tap – eller risikopåslag neste gang.
Når usikkerhet blir en del av prisen
Over tid lærer leverandørene seg mønsteret. Planlagte datoer for evaluering og tildeling oppfattes som optimistiske. For å beskytte seg mot kostnader knyttet til ventetid, prisendringer eller bundne ressurser, legger de inn høyere marginer.
Dette blir et standardisert risikopåslag. Det er ikke uttrykt i konkurransegrunnlaget, men det er fullt reelt. Når dette brer om seg i et bredt leverandørmarked, får vi en prisvekst drevet av prosessmessig treghet.
Fryktkultur og kapasitetsutfordringer
Årsakene til forsinkelsene ligger ofte i kombinasjonen av pressede innkjøpsmiljøer og en sterk frykt for formelle feil. Risikoen for klager, KOFA-saker og medieomtale fører til at evalueringer dras ut i tid. Prosessen blir mer et sikkerhetsprosjekt enn et anskaffelsesløp.
Denne forsiktigheten har en pris. Mens innkjøper kontrollerer og dobbeltsjekker, løper kostnadene på leverandørsiden. I sum er dette ineffektiv ressursbruk som svekker konkurransen og øker samfunnets utgifter.
Respekt for tidsfrister er et kommersielt virkemiddel
Tid er ikke en teknikalitet. Det er en kommersiell betingelse som påvirker konkurransen direkte. Dersom det offentlige ønsker lavere priser, bedre konkurranse og flere tilbydere, må de tilby noe som har stor verdi i markedet: forutsigbarhet.
Å holde tidsplaner, redusere unødvendig saksbehandlingstid og gjennomføre tildelinger innen frist er det mest effektive tiltaket for å redusere risikopåslag og få mer verdi for hver offentlige krone.